Pemilihan Tim Gugus yang Efektif

Salah satu hal yang menentukan keberhasilan GKM selain ketersediaan data yang valid dan penguasaan tool serta metodologi GKM yang benar adalah bagaimana membentuk kelompok gugus  yang efektif. Ketika sebuah kelompok, ditunjuk untuk melaksanakan suatu aktivitas  GKM, pertanyaan yang selalu diberikan adalah apakah kelompok gugus cukup efektif untuk memberikan hasil yang diberikan?

Dalam Aktivitas GKM yang anda ( fasilitator ) pimpin, mungkin anda diberikan sumber daya  manusia terbaik di bidangnya, namun apabila anda gagal menyatukan pengetahuan, energi, semangat, dan mengelola karakter mereka masing-masing, maka usaha anda bisa berujung pada kesia-siaan,Ketidakberhasilan cita cita GKM. ( keberhasilan GKM hanya kontemporer saja ).

Pengalaman membuktikan bahwa membentuk gugus yang sinergi ( antara tujuan gugus,tujuan divisi dan tujuan perusahaan serta tujuan dari Anggota gugus ) sehingga mampu bekerja secara efektif, bisa lebih penting dibandingkan penguasaan  tentang alat dan metodologi GKM apalagi masalah penulisan risalah.

Sampai dengan saat ini, dalam memilih anggota gugus mungkin kita memilih berdasarkan intuisi atau pengamatan kita sehari-hari akan kinerja seorang individu, atau bisa juga anggota gugus biasanya “dibentuk” oleh manajemen dengan harapan agar banyak karyawan yang belajar metodologi pemecahan masalah.Kan tetapi ada juga gugus yang dibentuk dengan tanpa pertimbangan “ meng kolaborasi kemampuan individu “

Jika pemilihan anggota gugus adalah sesuatu yang kritikal, bagaimana menentukan anggota kelompoknya ?

Ada beberapa cara untuk menentukan anggota gugus, berikut adalah pendekatan dari seorang profesor yang menghabiskan sembilan tahun penelitiannya atas manajemen tim, Dr. Meredith Belbin dari University of Cambridge.

Kesimpulan dari penelitian Dr. Belbin, dengan melihat komposisi peran yang ada dalam sebuah gugus beliau dapat memprediksi apakah gugus tersebut akan sukses atau gagal. Dasar penemuannya adalah setiap individu berdasarkan sifat-sifat pribadinya, pasti mempunyai satu atau lebih “peran yang disukai” . Untuk bisa membentuk tim yang efektif, seorang Fasilitator harus mampu menyeimbangkan peran dari anggotanya sehingga kontribusi setiap individu akan maksimal.

Berikut adalah sembilan peran individu dalam kelompok kerja  menurut Dr. Belbin:

• PL – Plant: Kreatif, Imajinatif, Tidak Umum, Menyelesaikan masalah-masalah yang sulit. Kelemahannya : Pelupa
• RI – Resource Investigator: Extrovert, antusias, komunikatif, mencari peluang, mengembangkan kontak. Kelemahannya : terlalu optimis
• CO – Coordinator: Dewasa, percaya diri, pimpinan yang baik. Menentukan sasaran, mendorong pengambilan keputusan, dapat mendelegasikan tugas dengan baik. Kelemahannya : Manipulatif
• SH – Shaper: Menantang, dinamis, tumbuh dalam tekanan. Memiliki tekad dan keberanian dalam menyelesaikan hambatan-hambatan. Kelemahannya : Menyakiti perasaan, provokasi
• ME – Monitor Evaluator: kontrol atas diri sendiri, strategis, dan mampu membuat keputusan. Melihat semua kemungkinan. Menilai secara akurat. Kelemahannya : tidak menginspirasi
• TW – Team Worker: Ko-operatif, sederhana, cepat mengerti, diplomatis. Mendengar, membangun, menghindari friksi, menenangkan riak-riak dalam tim. Kelemahannya : mudah terpengaruh
• IMP – Implementer: Disiplin, dapat diandalkan, konservatif, dan efisien. Mengubah ide menjadi tindakan . Kelemahannya : tidak fleksibel
• CF – Completer Finisher: Teliti, penuh perhatian, tidak sabar. (Mampu) Mencari kesalahan dan kekurangan (pekerjaan). Tepat waktu. Kelemahannya : terlalu khawatir
• SP – Specialist: Berpikiran tunggal, mampu memotivasi sendiri, berdedikasi. Memberikan pengetahuan dan keahlian yang jarang diketahui . Kelemahannya : terlalu spesialis

Plant, Monitor Evaluator, dan adalah peran yang berorientasi ke pemikiran, sementara Shaper, implementer dan Complete finisher adalah peran yang orientasinya di tindakan, sedangkan team worker, resource investigator, dan coordinator lebih berorientasi ke manusia. Memahami peran masing-masing tim akan membantu tim untuk mengevaluasi diri. Bagaimana dia berkontribusi positif terhadap efektifitas kerja tim, serta memahami dan mengisi kelemahan anggota tim yang lain.

Apabila anda sebagai pemimpin GKM memiliki hak untuk memilih anggota tim, selain kompetensi dan kemampuan analisa, anda perlu melihat distribusi orientasi peran anggota tim. Namun jika anggota tim “melalui penunjukkan atasan”, maka tugas anda adalah menutup kelemahan terbesar dari tim yang Anda pegang.

Ref erensi : Lean Six Sigma Indonesia