Ringkasan : Tips Penentuan Tema / Judul Perbaikan Gugus Kendali Mutu

Kusdianto : Penanggung Jawab Aktivitas GKM TPS Food Tbk

1.       Jangan ambil tema yang “ Nggedabyah “ atau terlalu banyak variable yang berpengaruh terhadap judul yang akan kita capai.

Nggedabyah = keinginan menyelesaikan perbaukan besar tanpa menindaklanjuti penyebab penyebab kecil  yang berpengaruh  (  targetnya “ wow “ tapi perbaikannya “ weleh “ )

2.       Ambil tema yang Simple tapi berpengaruh.

-          Perbaikannya dibagi kecil kecil tapi banyak, yang berimbas pada hasil yang besar.

Misalnya :  ketika  unit akan menyelesaiakan rendemen sebuah produk yang dipengaruhi oleh macam macam sebab di bermacam macam stasiun proses, maka alangkah lebih baik jika masing masing stasiun proses penyebeb tidak tercapainya rendemen tersebut , dipasangi Gugus ,Jadi bukan satu GKM menyelesaikan semua stasiun proses,melainkan banyak GKM yang menyelesaiakan semua masalah rendemen di masing masing stasiun proses.

Note ;  prioritas masalah yang harus diselesaikan dan penempatan gugus di masing masing stasiun proses tergantung pejabat setempat di masing masing area kerja.

3.       Tujuan / Judul perbaikan “ SMART “

-          Disadari dari awal tentang parameter keberhasilannya, “ kami berhasil jika ?...dengan ukuran atau angka  ?...  jika di area GKM tidak ada lagi …??...dsb. ukuran keberhasilan jangan “ seandainya , …jane …ketokke….dll  yang bersifat  asumsi / perkiraan.”

-          Perhitungan keberhasilan jelas dan bisa dipertanggung jawabkan.

4.       Judul perbaikan dan jangka waktu penyelesaian “ sejalan dengan kebutuhan penyelesaian di masing masing unit wilayah GKM “

-      Pilih tema GKM dengan judul yang memang ditunggu tunggu hasilnya oleh pejabat terkait  atau masyarakat perusahaan terkait.

-    Penyelesaian masalah yang memang selalu di follow up di meeting mingguan,meeting bulanan. Meeting semesteran , bahkan bisa dipatenkan sebagai hasil karya Tahunan.

-          Follow up GKM = follow up WMR = follow Up Sarmut = follow Up semesteran dsb

-   Aktivitas GKM jangan menyimpang dari aktivitas perbaikan yang diinginkan oleh pejabat setempat

-    Aktivitas GKM = aktivitas kerja sehari hari  , sehingga GKM bisa menjadi alat bantu penyelesaian masalah sehari  hari yang memang butuh versi GKM,

5.       Jangan ambil plan Project sebagai aktivitas GKM

-     Jangan ambil sebagai tema GKM jika masalah yang akan diselesaikan hanya tinggal menunggu persiapan modal / biaya , tinggal beli , selesai atau tinggal “suara sakti” dari pejabat tinggi terkait masalah selesai..

-    Jika aktivitas ini dijalani akan ada proses dimana Gugus Anda akan meninggalkan fakta fakta lapangan yang tidak sesuai dengan kehendak Anda  , dan semua analisa akan Anda arahkan agar hasil akhirnya sesuai dengan perbaikan yang sudah Anda tentukan sebelumnya.

6.       Jangan Ambil tema perbaikan yang bukan bagian dari pekerjaan Anda.

Misalnya : gugus Anda adalah kelompok “ laborat / QC / R and D “ sedangkan tema yang Anda ambil adalah menurunkan downtime mesin packing.

Hal inilah yang menjadikan “ GKM jadi Beban / GKM nambah nambahi gawean “ akan jauh lebih smart jika tema Anda membahas tentang metode blokir , keakuratan pengechekan produk, dsb.

7.       Jika Memungkinkan “ Ambil Tema Yang Menantang “

-  Ambil tema yang memang akan menjadikan Anda popular jika Anda bisa berhasil menyelesaikannya dan Gugus Anda yakin Bisa.

-      Ambil tema perbaikan yang selama ini tidak bisa diselesaikan oleh semua orang dan cenderung dihindari  tapi Gugus Anda yakin bisa menyelesaikan.

-     Ambil tema perbaikan yang sangat berpengaruh di rapor tahunan dan Gugus Anda yakin bisa menyelesaikan.

8.       Hindari pengambilan tema yang bersifat “ pokokmen melu GKM “

-        Takutnya, Tuhan tidak mencatat aktivitas GKM Anda sebagai bagian dari aktivitas Ibadah Anda.

Semoga Bermanfaat.

kusdianto_tps@yahoo.co.id

Konvensi GKM PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk

Konvensi GKM telah selesai dilaksanakan untuk edisi tahun 2012 yang terselenggara dari mulai tanggal 25 Nopember s/d 6 Desember 2012 ,terimakasih kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas rahmat dan hidayahnya sehingga terlaksanalah konvensi GKM ke VIII tahun 2012 ini dengan lancer.

Terimakasih juga kepada seluruh jajaran Manajemen TPS Food Tbk atas segala dukungannya demi terlaksananya acara ,terimakasih kepada seluruh panitia pelaksana dan terimakasih teristimewa kami ucapkan kepada teman teman GKM yang tetap setia melaksanakan perbaikan di masing masing bagian, dan terimakasih kepada All crew dibelakang layar yang ikut membantu kelancaran pelaksanaan aktivitas GKM tahun 2012.

Dengan selesainya puncak acara aktivitas GKM pada hari ini,terangkum “50 doa mulia” teruntuk suksesnya GKM dan suksesnya perusahaan dari 50 gugus saat melantunkan  “yel yel “.Dan terkumpul juga 2270 kebaikkan GKM untuk perusahaan disaat 227 peserta test menjawab pertanyaan “ sebutkan 10 kebaikkan GKM untuk perusahaan …(saat test uji materi TULTA.)

Sesuai dengan Tema GKM tahun 2012 “ Bersama sama membangun Budaya Kerja menuju Peningkatan Kinerja Perusahaan “ maka aktivitas Gugus Kendali Mutu tahun 2012 banyak perubahan baik dari sisi materi GKM,pelaksanaan per langkah,metode penghitungan PONC , metode refresh ,metode penggalian masalah,metode penilaian, metode penulisan risalah ,metode pra konvensi ,metode pemilihan juri dsb yang dibuat detail dengan harapan GKM pada tahun 2012 dan seterusnya semakin berkualitas.

Salah satu rencana yang akan dilakukan di tahun 2013 adalah pemantauan 10 besar GKM terbaik di 2012 ini selama 6 bulan ke depan untuk membuktikan hasil perbaikan dan pelaksanaan standarisasi yang sudah ditetapkan serta pembuktian cost saving actual pencapaian. Dari 10 besar GKM terbaik nantinya akan di beri kesempatan untuk konvensi lagi sebagai tiket masuk di konvensi regional maupun konvensi Nasional.

 Perubahan pada pelaksanaan GKM pada tahun 2012 ini juga dilakukan pada sebaran pemberian reward, yang intinya adalah memberi kesempatan semua gugus untuk berkesempatan menjadi juara dan mendapatkan hadiah sehingga terjadi kompetensi pencapaian hasil dari masing masing GKM. Sebaran rewardnya adalah : Rangking 1 test Uji Materi GKM, Juara GKM terbaik per Unit/bagian , Yel Yel Terbaik , GKM Favorit  dan Juara Umum GKM terbaik 1 s/d 3 .

Metode penilaian GKM :

Penilain GKM adalah akumulasi dari beberapa penilaian antara lain nilai per langkah,nilai risalah ,nilai test uji materi,nilai pra konvensi,nilai konvensi,nilai verifikasi lapangan,nilai kreatifitas perbaikan,nilai performance proses yang dilihat dari kedisiplinan pelaksanaan per langkah serta keterlibatan pejabat terkait.dengan prosentasi nilai tertinggi ada di proses aktivitas lapangan. Penetapan juara GKM tahun 2012 ini sudah melewati tahapan tahapan tersebut diatas.

Cost Saving :

Aktivitas GKM tentu tidak lepas dari pertanggung jawaban terhadap imbal balik gugus terhadap perusahaan. Salah satu focus GKM 2012 ini adalah perhitungan PONC ,dimana diwajibkan dari mulai langkah 1 bahwa penghitungan PONC harus sudah benar dan atas otorisasi pejabat tertinggi di unitnya. Dan tugas komite adalah memilahkan antara potensial cost saving dengan opportunity cost saving. Cost Saving hanya bisa dibuktikan ketika hasil perbaikan sudah melewati tahapan meneliti hasil jangka waktu tertentu,sehingga hasil perbaikan GKM 2012 hanya bisa dipastikan jumlah cost savingnya pada 6 bulan kedepan di tahun 2013, dengan dipastikan terlebih dahulu bahwa cara perhitungan cost saving benar.

Jumlah cost saving hasil perbaikan GKM di tahun 2011 adalah total 58 juta perbulan dari prediksi 2 milyar per bulan versi gugus ( GKM 2011 ).Dan komite hanya mengambil cost saving dari perbaikan yang masih continue dijalankan dari unit 2 mie instan dengan unit 3 bihun kering. Untuk unit mie kering secara perbaikan GKM hanya 1 yang masih jalan dan sulit dihitung cost savingnya  karena bersifat administrative jasa ,dan untuk unit biscuit tidak kita lacak cost savingnya karena produksi tidak continue,dan untuk PMI -1 tidak kita hitung cost savingnya karena produksinya juga tidak continue.( perhitungan belum dapat otorisasi accounting )

Apakah perusahaan rugi telah mengeluarkan biaya tinggi untuk pelaksanaan GKM ? jawabannya adalah tidak rugi karena masih ada cost saving actual dari sebagian GKM di unit 2 dan sebagian GKM dari Unit 3.meskipun penghitungan cost saving versi gugus adalah lebih dari 2 milyard,hal ini karena setelah kita pelajari ternyata hanya keuntungan yang bersifat prediksi saja ( opportunity ).

Nilai Yang terkandung dalam Aktivitas GKM  :

Sebuah posisi / kursi seorang karyawan ketika masuk di sebuah perusahaan sering tergantung dari tiket masuk yang dibawa,dan biasanya diliha dari Indek Prestasi atau ijasah yang disertakan saat melamar sebuah perusahaan. Jika tiketnya SLTA tentu akan diberikan posisi sesuai posisi/kursi SLTA,jika tiket masuknya S3,,tentu akan ditempatkan di kursi S3 ,kemudian jika tiketnya S3 plus pengalaman kerja  tentu posisinya juga akan dipantaskan ditempatnya dsb. Setelah seseorang sudah dapat posisi dan mulai bekerja,Tiket sudah tidak berarti lagi, kesuksesan seseorang tadi akan ditentukan dari bagaimana dia mengasah “ soft skill “ di perusahaan tempat bekerja sekarang. Manajemen akan melihat bagaimana seseorang itu berkomunikasi, bagaimana seseorang itu bekerja dalam team , bagaiman cara seseorang itu mengemukakan pendapat , bagaimana seseorang itu memimpin dan dipimpin , bagaimana seseorang itu menyelesaiakn masalah , bagaimana seseorang itu menciptakan iklim dalam pekerjaan,bagaimana seseorang itu bernegosiasi, bagaimana seseorang itu membuktikan data pencapaian,bagaimana seseorang itu berdisiplin , sampai dengan bagaimana seseorang itu bertingkah laku dan kejujuran ( moral ). Ini yang akan menentukan seseorang berprestasi atau tidak di dalam perusahaan. Bisa jadi seseorang dengan tiket masuk yang bagus akan diam ditempat karena tidak bisa berkomunikasi,tidak bisa menciptakan iklim yang baik dsb sehingga ada dan tidak adanya kita area kerja kita/perusahaan tidak berpengaruh.

Tapi bisa jadi juga , tiket masuknya ke perusahaan di posisi kursi bawah, akan tetapi jika bisa menjawab beberapa pertanyaan “ bagaimana “ tersebut diatas dengan baik dalam kehidupan kerjanya, manajemen akan mempertimbangkan untuk merubah posisi/kursinya menuju lebih tinggi tentu sesuai dengan prestasi yang dimilikinya dan kesempatan yang ada.

ternyata Dalam aktivitas Gugus Kendali Mutu semua ilmu mengasah “soft skill” yang dimaksud diatas  bisa dipelajari dan dipraktekkan….

Untuk itu  tahun 2013 akan diperkuat kerjasama untuk  menjaga iklim dan suasana belajar GKM dengan benar di semua gugus yang ada di area unit masing masing 

Benar menentukan masalahnya

Benar metode pertemuannya…

Benar benar sehati antar anggotanya…

Benar benar bekerja sama…

Benar penggalian datanya….

Benar pengolahan datanya

Benar perhitungannya….

Benar penentuan akar masalahnya..

Benar perencanaanya……..

Benar tools yang dipakainya…

Benar perbaikannya…

Benar penelitian hasilnya…

Benar standarisasinya…

Benar penerapannya…

Benar hasil perbaikannya….

Benar urutan langkah per langkahnya…

Benar benar diketahui atasannya……

Benar dampak baiknya bagi kita pribadi dan masyarakat perusahaan..

Daftar Juara GKM 2012 :

A.       Juara GKM Umum

-          Juara GKM terbaik 1                            GKM PATAS                           Mie Instant

( dengan Tema : menurunkan blokir bumbu mie instant bocor )

-          Juara GKM terbaik 2                            GKM GARDU                         Mie Instant

( dengan tema : mengurangi afal plastic mesin packing )

-          Juara GKM terbaik 3                            GKM CENTA                          Bihun Kering

( dengan tema : Efisiensi Pemakaian Uap di pengering bihun )

B.       Juara GKM Per Bagian

-          Juara GKM terbaik Mie Kering             GKM PA-DANG           Warehouse

( Dengan tema : menurunkan lembur langsir mie )                                      

-          Juara GKM terbaik Mie Instant            GKM PATAS                 Mie Instant

( Dengan tema :    menurunkan blokir bumbu mie instan bocor  )

-          Juara GKM terbaik Bihun Kering         GKM CENTA                Bihun Kering

( Dengan tema : efisiensi pemakaian uap di pengering bihun )

-          Juara GKM terbaik PMI-1                      GKM ACTUAL             Candy

( dengan tema : menghilangkan permen double saat dipacking )

-          Juara GKM terbaik Non Unit                 GKM LAKERS             Administrasi

( dengan tema : menghilangkan pengambilan spareparts  mendadak )

C.       Juara terbaik Test Uji Materi

-          GKM IM-3                                                             Produksi Bihun Kering

D.       Juara Yel Yel                        GKM Credits                   Accounting

E.        Juara GKM Favorit                GKM Credits                   Accounting

F.        Juara Konvensi Sistem Saran :

-          Juara 1 Konvensi SS                 Sunarno                 Mie Kering

( inovasi : membuat alat uji tekstur mie manual )

-          Juara 2 Konvensi SS                 Puji Suseno           Mie Instant

( inovasi : membuat alat penghilang kadar  POV dalam minyak goreng )

-          Juara 3 Konvensi SS                 Ali Usman              Mie Kering

( inovasi : membuat komutator sealer portable untuk mesin packing horizontal )

G.       Juara KuiZ Tiga Pilar :

-          Juara Kuiz 1                       Man U-3                 Bihun Kering

-          Juara Kuiz 2                       Utility                      Boiler Utility

-          Juara Kuiz 3                       Man U-3                 Bihun Kering

-          Juara Kuiz Favorit                Accounting           Administrasi Kantor

Total Hadiah yang diberikan lebih dari 50 juta rupiah…sebuah dukungan manajemen yang LUAARRR BIASA !! 

Terus Pacu Semangat GKM-mu….!!!