Banyak kasus aktivitas GKM tidak
jalan hasil karya GKM nya karena dianggap tidak aplikatif dalam proses massal
di perusahaan,Hal ini karena keberhasilan GKM hanya dalam rentang waktu
konvensi saja,di luar konvensi keberhasilan itu hanyalah kata kata risalah saja
alias standarisasi hasil dan karya GKM tidak bisa diterapkan karena timbul
masalah masalah baru yang lebih berat setelah hasil karya GKM itu diterapkan.
Sebelum kita merencanakan
perbaikan kita harus memperhatikan data data yang mempengaruhi akar masalah
yang dominan.Hal ini dimaksudkan untuk menghindari rencana kerja yang hanya
akan menimbulkan masalah baru ketika kita selesaikan akar masalah dominan
tersebut.
Contoh ilustrasi:
Jika sebab keterlambatan waktu
datang kita di kantor penyebab dominannya adalah jarak
tempuh dari rumah ke kantor yang jauh,( rumah
saya kan jauh….terlambat ya wajar lah..)maka perlu
diperhatikan juga factor factor yang mempengaruhi keterlambatan
tadi,( karena keterlambatan hubungannya dengan pelanggaran waktu,
maka factor yang mempengaruhi perjalanan jauh ( waktu tempuh ) tersebut kita
amati yaitu antara lain :
1. Jarak
tempuh dari rumah ke kantor ( di cari data dengan merubah jalur tempuh
alternative jalan lain yang jaraknya berbeda beda secara kilometer )
2. Kondisi
jalan
3. Kecepatan
kendaraan
4. Kepadatan
lalu lintas
5. Frekwensi
berhenti ( beli bensin,dsb ).
6. Jam
berangkat dari rumah
Semua factor factor yang
berpengaruh diatas dicari datanya dengan aplikasi lapangann ( dilakukan dan
diukur ) kemudian dari data data yang ada di scater sertai dicari factor mana
yang mempengaruhi waktu tempuh.Hal
ini penting supaya rencana perbaikan untuk menghilangkan
keterlambatan masuk kerja harus
tidak menimbulkan pertanyaan atau masalah baru di kemudian hari gara gara salah
satu factor yang berpengaruh tersebut diabaikan.sehingga nantinya Standarisasi yang kita rencanakan bisa berlaku selamanya dan dijamin tidak terlambat masuk kantor lagi.
Umumnya ( GKM pemula )hanya memperhatikan
satu scater saja yaitu akar masalah dari
fish bone yang dianggap
dominan terhadap akibat
yang ditimbulkan ( di kepala ikan
).untuk ilustrasi diatas jika kita memakai metode GKM yang lalu kita pasti
memutuskan dan sangat yakin bahwa kita tidak akan terlambat kalau jarak tempuh dari rumah ke kantor dekat.Alias
yang disalahkan jarak rumah yang jauh.dan mungkin solusi yang kita ambil adalah
“ kontrak / kost di dekat kantor kita “ dan ingat mungkin
ada masalah lain jmuncul jika kita kost…yaitu biaya hidup bertambah…dsb…Padahal
bisa saja keterlambatan kita dikarenakan jam berangkat kita dari rumah terlalu
siang,atau kita terlalu banyak berhenti saat perjalanan,atau lalu lintas di
jalan macet dsb ,dan” tidak perlu kost di dekat kantor “untuk
inilah data factor yang berpengaruh ini perlu di scater juga.
ilustrasi data:
Data pengamatan factor yang
berpengaruh terhadap jarak tempuk yang mengakbatkan keterlambatan masuk kantor.
Setelah diproses scater untuk
mengetahui seberapa besar pengaruh keterlambatan dari masing masing kejadian
maka kita bisa lihat bahwa yang sangat berpengaruh adalah factor “jam berangkat kerja “
Lihat
hasil scater dibawah ini.
Dari data scater diatas dapat kita
simpulkan bahwa factor yang mempengaruhi akar masalah keterlambatan datang ke
kantor adalah jam keberangkatan
kerja.( nilai r = > 0,714 )sedangkan yang lain tidak dominan atau
tidak berpengaruh.Ini bisa diartikan bahwa jam berangkat kerja kita menentukan
terlambat atau tidaknya kita sampai di kantor.Untuk itu ,Rencana Perbaikan yang
akan kita tetapkan adalah penetapan jam berangkat ke kantor.dari pengamatan
tersebut sudah bisa dilihat jam berapa kita berangkat yang tidak menimbulkan
terlambat dengan memperhatikan factor lain yang mungkin akan mengganggu
perjalanan.Penentuan jam berangkat yang aman ini tentunya dilakukan dengan
brainstorming dengan seluruh anggota gugus.Karena dalam hal ini dimungkinkan
banyak terjadi perbedaan pendapat,maka semua pendapat yang disarankan harus
memiliki data pendukung sebagai bukti penentuan jam berangkat yang aman.
Setelah rencana perbaikan sudah
kita tetapkan yang paling pas,langkah selanjutnya adalah menentukan
intermediate goals / target yang ingin dicapai dari perbaikan yang direncanaka
tersebut.biasanya dalam menentukan ini dengan dasar % tingkat keyakinan dari
gugus untuk menyelesaikan rencana perbaikan yang sudah ditetapkan.akan
tetapi bisa juga intermediate goal diambil dari nilai R2 dari diagram scater.
Berikutnya adalah mulai tahapan
uji coba rencana perbaikan.dalam kasus diatas misalnya kita tetapkan jam
berangkat kerja pada jam 06:30 kita lihat hasilnya apakah tidak terjadi
terlambat masuk kantor sesuai jarak yang harus kita tempuh,jika masih terlambat
maka kita coba alternative jam berangkat yang lain misalnya berangkat jam 06:15
dan seterusnya sampai gugus yakin bahwa jam berangkatnya pas sesuai yang
diinginkan yaitu tidak terlambat masuk kantor.kemudian kita lakukan dalam
jangka agak panjang dan di monitoring hasilnya sambil mencatat segala sesuatu(
parameter ) yang ditemui atau apapun yang mempengaruhi perjalanan ke kantor.Jika
hasil dari pelaksanaan penentuan jam berangkat tersebut sudah stabil (tidak
terjadi keterlambatan di kantor serta range jam kedatangan di kantor stabil
)maka parameter yang sudah didapat dibakukan dan dipertahankan ( monitoring
hasil )agar keberangkatan ke kantor tetap seperti yang sudah kita tetapkan
tersebut dengan tujuan kita tidak akan
terlambat ke kantor selamanya.
Untuk menunjukkan keberhasilan
maka perlu dibuatkan hasil monitoring kejadian setealah pelaksanaan perbaikan (
setelah jam berangkat ditetapkan ) yaitu dengan menentukan batasan jam sampai
di kantor serta actual sampai di kantor,dibuat dengan grafik garis sehingga
bisa dilihat penyimpangan atau keberhasilannya.( demikian juga untuk akar
masalah yang lainnya /satu akar masalah satu monitoring )
Pada tahap monitoring ini harus
kita ketahui parameter keberhasilan ,hubungannya dengan langkah 6 untuk membuat
standar hasil.
Catatan : Judul grafik sesuai “
kolom Why “ pada akar masalah yang di monitoring..
Semoga bermanfaat.
Sharing ke :
kusdianto_tps@yahoo.co.id
