Diagram Tulang Ikan

Diagram tulang ikan disebut juga sebagai diagram Ishikawa / fishbone diagram atau juga disebut diagram sebab akibat,,yaitu diagram yang menunjukkan sebab akibat yang berguna untuk mencari atau menganalisa sebab sebab timbulnya masalah sehingga memudahkan cara mengatasinya.Ditemukan oleh Prof. Kouru Ishikawa .

Penggunaan analisis sebab akibat :

-       Untuk mengenal sebab yang penting

-       Untuk memahami semua akibat dan penyebab

-       Untuk membandingkan prosedur kerja

-       Untuk menemukan pemecahan yang tepat

-       Untuk memecahkan hal apa yang harus dilakukan

-       Untuk mengembangkan proses.

     Cara membuat diagram Tulang Ikan :

     

-       Tuliskan permasalahan pada kotak dikepala

-       Tuliskan kategori utama penyebab permasalahan pada tulang tulang ikan yang besar

-       Pada tulang tulang kecilnya digunakan untuk menuliskan akar permasalahan dengan menggunakan pertanyaan “mengapa” sebanyak 5 kali atau

-       Gunakan data yang ada kemudian tuliskan jawabannya pada tempat yang sesuai.Selesaikan satu persatu mencari akar masalah di suatu katagori,jangan pindah ke kategori lain sebelum sebab sebab yang lain dalam satu kategori digali dan diperoleh akar permasalahan.

-       Apabila dirasakan perlu maka diagram sebab akibat dapat berkembang sesuai kebutuhan.

-       Dalam menggunakan diagram sebab akibat sebaiknya pada waktu mencari sebab difokuskan dimana akibat itu terjadi.

-       Pilih 3 s/d 5 sebab dominan dari seluruh sebab yang ada yang letaknya pada tulang ikan terkecil.

-       Berilah tanda elips pada sebab dominan tersebut.

Beberapa hal pokok yang perlu diingat dalam membuat isi dari diagram tulang ikan adalah :

           

a.    Perlu adanya partisipasi dari semua anggota gugus,dan semua anggota harus benar benar ikut terlibat didalam menganalisis penyebabnya.

b.    Harus didapatkan banyak ide penyebab

c.    Proses pelaksanaan mengeluarkan ide secara bebas berdasar.

d.    Tidak diperkenankan untuk mengkritik

e.    Penyebab harus terkumpul dulu sebelum seseorang mengambil tindakan pemecahan.Seringkali semua informasi ide ditulis pada sebuah papan tulis yang besar dan disajikan untuk mempertimbangkan dalam waktu beberapa hari guna memberikan kesempatan kepada mereka untuk menambah beberapa penyebab yang mungkin masih ada pada diagram tersebut seperti yang terlintas dalam benak anggota gugus.

f.     Para anggota diminta untuk member tanda atau memilih penyebab yang mereka rasakan penting.

Beberapa pertanyaan yang bisa membantu dalam menyusun fishbone antara lain :

1.    Manusia :

-       Apakah sudah bekerja sesuai standard ?

-       Apakah sudah bekerja secara efisien ?

-       Apakah SDM nya sadar akan masalah ?

-       Apakah SDM nya bertanggung jawab ?

-       Apakah SDM nya cukup qualified ?

-       Apakah SDM nya sudah pada tugas yang tepat ?

-       Apakah SDM nya mau berubah kea rah perbaikan ?

-       Apakah SDM nya sehat ?

-       Apakah SDM nya mampu berkomunikasi baik dengan orang lain ?

2.    Machine :

-       Apakah mesin memenuhi persyaratan produksi ?

-       Apakah mesin memenuhi kemampuan proses ?

-       Apakah mesin di maintenance dengan baik ?

-       Apakah ada jadwal inspeksi mesin ?

-       Apakah proses sering terhenti karena masalah peralatan ?

-       Apakah hasil mesin sesuai standard proses ?

-       Apakah mesin menimbulkan bising diluar kewajaran ?

-       Apakah ergonomic mesin sudah terpenuhi ?

-       Apakah jumlah mesin mencukupi untuk produksi ?

-       Apakah mesin dalam tatanan kerja yang baik ?

3.    Material :

-       Apakah ada kesalahan dalam volume material ?

-       Apakah ada kesalahan pada spesifikasi material ?

-       Apakah ada kesalahan pada merk material ?

-       Apakah ada ketidak murnian dalam pencampuran ?

-       Apakah persediaan material mencukupi ?

-       Apakah ada material yang terbuang ?

-       Apakah penanganan material tepat ?

-       Apakah ada proses kerja yang ditinggalkan ?

-       Apakah standard kualitas memadai ?

4.    Metode operasional :

-       Apakah standar kerjanya memadai ?

-       Apakah standar kerja ditingkatkan ?

-       Apakah tersedia metode kerja yang aman ?

-       Apakah metode tersebut dapat memastikan hasil produk baik menjadi baik ?

-       Apakah metode kerjanya efisien ?

-       Apakah potongan kerjanya memadai ?

-       Apakah suhu dan kelembabannya memadai ?

-       Apakah cara setting kerjanya memadai ?

-       Apakah pencahayaan dan ventilasinya memadai ?

-       Apakah ada prosedur yang pas antara proses sebelum dan proses sesudahnya ?

Brainstorming Dalam Gugus Kendali Mutu

Brainstorming adalah metode yang digunakan sebuah team untuk mengeluarkan ide ide dari setiap individu dalam team secara teratur / terorganisasi dan dsampaikan ke seluruh anggota team.

Syarat utama Brainstorming :

-       Menciptakan lingkungan yang bebas kritik untuk mengekplorasi kreatifitas dan solusi tak terbatas.

Fungsi umum brainstorming :

-       Me refresh ide ide ( tidak hanya terpaku pada metode metode lama / yang sudah dijalankan )

-       Mematangkan ide ide yang masih ½ matang agar mengarah pada solusi baru

Manfaat Brainstorming :

1.    Mendorong Kreatifitas

Memperluas pemikiran kita untuk mencakup semua sisi pandang dari sebuah masalah / solusi yang akan diungkap sehingga kita bisa mengindentifikasi.

2.    Sebagai Cara cepat menghasilkan Ide

Dengan mendorong orang lain untuk mengeluarkan ide dari apa yang orang lain pikirkan ,akan membantu team mengembangkan banyak ide yang muncul dengan cepat.

3.    Menyetarakan keterlibatan semua anggota team

Terciptanya lingkungan yang saling mendorong pada setiap anggota team untuk mengeluarkan ide ide tanpa ada penghakiman ide serta semua ide dicatat.

4.    Memupuk Rasa kepemilikan dalam mengambil keputusan

Setelah semua anggota aktif berpartisipasi,maka hal ini akan menumbuhkan rasa tanggung jawab terhadap topic yang dibahas dalam kegiatan yang dihasilkan. Semua anggota cenderung mendukung dalam pembahasan ini.

5.    Menjadi sumber untuk alat bantu lain dalam Tulta

Dari beberapa ide yang masuk bisa langsung di stratifikasi untuk menghindari multi voting ,baru kemudian di klarifikasi untuk proses selanjutnya.

Aturan Dasar dari Brainstorming

Agar semua anggota team / gugus bisa merasakan pengalaman melakukan brainstorming yang kreatif dan produktif maka Fasilitator perlu meninjau dan mengarahkan  anggota team pada aturan dasar brainstorming pada setiap sesi :

1.    Partisipasi aktif oleh semua anggota

Semua anggota harus mengeluarkan ide idenya

2.    Tidak ada diskusi,kritik,pujian / komentar komentar selama brainstorming

3.    Saling mebangun ide ide yang dihasilkan dari anggota lain

4.    Semua ide ditulis persis dari saat ide tersebut keluar dari pemberi saran dan divisualisasikan dengan jelas agar setiap orang bisa melihat ide ide tersebut

5.    Tentukan batas waktu brainstorming

6.    Memperjelas ide ide / klarifikasi ide setelah sesi brainstorming selesai

Memastikan bahwa semua anggota team paham dengan ide ide yang ada ( ingat !! kita hanya mengklarifikasi ide bukan membuat penilaian terhadap ide ide yang ada )

7.    Menggabungkan Ide

Check apakah ada dua atau lebih ide ide yang muncul bisa dijadikan satu kalimat atau satu kesamaan maksud sehingga bisa dikombinasikan.

Bagaimana Pelaksanaan Brain storming

Berikut adalah urutan yang bisa menjadi acuan untuk melakukan brainstorming agar sesi ini menjadi lebih efektif :

a.    Review atau Bacakan dulu peraturan Brainstorming

Jelaskan bagaimana sesi ini akan dilakukan

b.    Tentukan Batas waktu

Batasi waktu 5 – 15 menit ,jika ide masih dimungkinkan ada atau muncul lagi maka perbanjang waktu dengan interval 5 menit sampai semua ide dinyatakan selesai.

c.    Bikin pernyataan tentang topic yang dibahas sebagai sebuah pertanyaan.

Tulis disebuah papan tulis sehingga semua bisa memahami dan focus terhadap masalah yang di bahas sehingga apa yang dipikirkan oleh anggota mengarah untuk menjawab pertanyaan yang dituliskan di papan tersebut.

d.    Kumpulkan ide ide semua orang

Setelah member waktu beberapa menit bagi anggota untuk berpikir terhadap pertanyaan yang dituliskan di papan segera meminta masing masing anggota mengemukakan ide idenya.

Adapun pengambilan ide ada 2 kategori :

1.    Pengambilan Ide Terstruktur

Fasilitator menetapkan rotasi yang memungkinkan setiap orang dalam kelompok untuk memberikan kontribusi ide pada saat gilirannya.Setiap anggota/individu yang belum siap mengeluarkan idenya saat tiba gilirannya mengeluarkan ide makan di tinggal dulu sampai nanti tiba giliranya kembali.

2.    Pengambilan Ide Tidak Terstruktur

Semua anggota tanpa harus erurutan diperbolehkan mengeluarkan ide idenya.Fasilitator tetap memantau dan selalu menegakkan peraturan dan memastikan bahwa semua anggota team memiliki kesempatan untuk berpartisipasi.

e.    Rekam / simpan Ide ide yang sudah di dapatkan.

Tuliskan ide ide dan perjelas agar semua anggota bisa melihat ide ide yang ada.

f.     Menjelaskan setiap gagasan / klarifikasi Ide

Setelah semua ide sudah disajikan dan sebagai cara untuk memastikan bahwa semua anggota memiliki pemahaman yang sama tentang gagasan tersebut,maka tunjuklah pada stiap gagasan yang tertulis dan tanyakan pada anggota apakah ada pertanyaan tentang gagasan yang sedang kita tunjuk tersebut.( minta seseorang untuk menjelaskan ide dalam cara yang berbeda )

g.    Hilangkan Duplikasi Ide

Jika ada dua atau lebih ide ide tampaknya berasumsi sama ,kita harus mencoba untuk menggabungkan ide tersebut atau bahkan menghilangkan duplikat.

Sebelum sebuah ide dijadikan hanya 1 kalimat /menghilangkan ide tersebut dari daftar ide yang ada maka diperlukan persetujuan dari pemberi ide tersebut dulu.

Sikap Individu Yang Baik saat Brainstorming

a.    Relax ( tenang ) biarkan imajinasi datang ke pikiran kita

b.    Konsentrasi pada apa yang akan di brainstorming

c.    Jangan mengkritik

d.    Ambil resiko kreatif

e.    Percaya diri saja dan gunakan pengalaman pribadi

f.     Ungkapkan ide sebanyak banyaknya

g.    Jangan nilai ide ide baik ataupun buruk

h.    Jangan tergesa gesa menyimpulkan

i.      Bangunlah ide ide satu sama lain

j.      Semangati seluruh team agar mengeluarkan ide

k.    Jangan dulu khawatirkan kata kata yang kurang pas

l.      Bikin daftar dari ide ide yang masuk

Semoga bermanfaat..

Referensi :

1.    Brassard M ( A Pocket Guide of Tools For Continous Improvement )

2.    Fundamentals of Total Quality

3.    San Diego C4 ( Research and Development Center )

4.    Scholts PR “ The Team Handbook “