Seven Steps Seven Tools: Bedah Tuntas Langkah 4 GKM "Merencanakan dan Melakukan Perbaikan "

Banyak kasus aktivitas GKM tidak jalan hasil karya GKM nya karena dianggap tidak aplikatif dalam proses massal di perusahaan,Hal ini karena keberhasilan GKM hanya dalam rentang waktu konvensi saja,di luar konvensi keberhasilan itu hanyalah kata kata risalah saja alias standarisasi hasil dan karya GKM tidak bisa diterapkan karena timbul masalah masalah baru yang lebih berat setelah hasil karya GKM itu diterapkan.

Sebelum kita merencanakan perbaikan kita harus memperhatikan data data yang mempengaruhi akar masalah yang dominan.Hal ini dimaksudkan untuk menghindari rencana kerja yang hanya akan menimbulkan masalah baru ketika kita selesaikan akar masalah dominan tersebut.

Contoh ilustrasi:

Jika sebab keterlambatan waktu datang kita di kantor penyebab dominannya adalah jarak tempuh dari rumah ke kantor yang jauh,( rumah saya kan jauh….terlambat ya wajar lah..)maka perlu diperhatikan juga factor factor yang mempengaruhi keterlambatan tadi,( karena keterlambatan hubungannya dengan pelanggaran waktu, maka factor yang mempengaruhi perjalanan jauh ( waktu tempuh ) tersebut kita amati yaitu antara lain :

1. Jarak tempuh dari rumah ke kantor ( di cari data dengan merubah jalur tempuh alternative jalan lain yang jaraknya berbeda beda secara kilometer )

2. Kondisi jalan

3. Kecepatan kendaraan

4. Kepadatan lalu lintas

5. Frekwensi berhenti ( beli bensin,dsb ).

6. Jam berangkat dari rumah

Semua factor factor yang berpengaruh diatas dicari datanya dengan aplikasi lapangann ( dilakukan dan diukur ) kemudian dari data data yang ada di scater sertai dicari factor mana yang mempengaruhi waktu tempuh.Hal ini penting supaya rencana perbaikan untuk menghilangkan keterlambatan masuk kerja harus tidak menimbulkan pertanyaan atau masalah baru di kemudian hari gara gara salah satu factor yang berpengaruh tersebut diabaikan.sehingga nantinya Standarisasi yang kita rencanakan bisa berlaku selamanya dan dijamin tidak terlambat masuk kantor lagi.

Umumnya ( GKM pemula )hanya memperhatikan satu scater saja yaitu akar masalah dari fish bone yang dianggap dominan terhadap akibat yang ditimbulkan ( di kepala ikan ).untuk ilustrasi diatas jika kita memakai metode GKM yang lalu kita pasti memutuskan dan sangat yakin bahwa kita tidak akan terlambat kalau jarak tempuh dari rumah ke kantor dekat.Alias yang disalahkan jarak rumah yang jauh.dan mungkin solusi yang kita ambil adalah “ kontrak / kost di dekat kantor kita “ dan ingat mungkin ada masalah lain jmuncul jika kita kost…yaitu biaya hidup bertambah…dsb…Padahal bisa saja keterlambatan kita dikarenakan jam berangkat kita dari rumah terlalu siang,atau kita terlalu banyak berhenti saat perjalanan,atau lalu lintas di jalan macet dsb ,dan” tidak perlu kost di dekat kantor “untuk inilah data factor yang berpengaruh ini perlu di scater juga.

ilustrasi data:

Data pengamatan factor yang berpengaruh terhadap jarak tempuk yang mengakbatkan keterlambatan masuk kantor.

Setelah diproses scater untuk mengetahui seberapa besar pengaruh keterlambatan dari masing masing kejadian maka kita bisa lihat bahwa yang sangat berpengaruh adalah factor “jam berangkat kerja “

Lihat hasil scater dibawah ini.

Dari data scater diatas dapat kita simpulkan bahwa factor yang mempengaruhi akar masalah keterlambatan datang ke kantor adalah jam keberangkatan kerja.( nilai r = > 0,714 )sedangkan yang lain tidak dominan atau tidak berpengaruh.Ini bisa diartikan bahwa jam berangkat kerja kita menentukan terlambat atau tidaknya kita sampai di kantor.Untuk itu ,Rencana Perbaikan yang akan kita tetapkan adalah penetapan jam berangkat ke kantor.dari pengamatan tersebut sudah bisa dilihat jam berapa kita berangkat yang tidak menimbulkan terlambat dengan memperhatikan factor lain yang mungkin akan mengganggu perjalanan.Penentuan jam berangkat yang aman ini tentunya dilakukan dengan brainstorming dengan seluruh anggota gugus.Karena dalam hal ini dimungkinkan banyak terjadi perbedaan pendapat,maka semua pendapat yang disarankan harus memiliki data pendukung sebagai bukti penentuan jam berangkat yang aman.

Setelah rencana perbaikan sudah kita tetapkan yang paling pas,langkah selanjutnya adalah menentukan intermediate goals / target yang ingin dicapai dari perbaikan yang direncanaka tersebut.biasanya dalam menentukan ini dengan dasar % tingkat keyakinan dari gugus untuk menyelesaikan rencana perbaikan yang sudah ditetapkan.akan tetapi bisa juga intermediate goal diambil dari nilai R2 dari diagram scater.

Berikutnya adalah mulai tahapan uji coba rencana perbaikan.dalam kasus diatas misalnya kita tetapkan jam berangkat kerja pada jam 06:30 kita lihat hasilnya apakah tidak terjadi terlambat masuk kantor sesuai jarak yang harus kita tempuh,jika masih terlambat maka kita coba alternative jam berangkat yang lain misalnya berangkat jam 06:15 dan seterusnya sampai gugus yakin bahwa jam berangkatnya pas sesuai yang diinginkan yaitu tidak terlambat masuk kantor.kemudian kita lakukan dalam jangka agak panjang dan di monitoring hasilnya sambil mencatat segala sesuatu( parameter ) yang ditemui atau apapun yang mempengaruhi perjalanan ke kantor.Jika hasil dari pelaksanaan penentuan jam berangkat tersebut sudah stabil (tidak terjadi keterlambatan di kantor serta range jam kedatangan di kantor stabil )maka parameter yang sudah didapat dibakukan dan dipertahankan ( monitoring hasil )agar keberangkatan ke kantor tetap seperti yang sudah kita tetapkan tersebut dengan tujuan kita tidak akan terlambat ke kantor selamanya.

Untuk menunjukkan keberhasilan maka perlu dibuatkan hasil monitoring kejadian setealah pelaksanaan perbaikan ( setelah jam berangkat ditetapkan ) yaitu dengan menentukan batasan jam sampai di kantor serta actual sampai di kantor,dibuat dengan grafik garis sehingga bisa dilihat penyimpangan atau keberhasilannya.( demikian juga untuk akar masalah yang lainnya /satu akar masalah satu monitoring )

Pada tahap monitoring ini harus kita ketahui parameter keberhasilan ,hubungannya dengan langkah 6 untuk membuat standar hasil.