Panduan Risalah GKM

Format Risalah GKM 2012

Halaman Depan / Pendahulan

a

Judul Risalah

a

Terdiri dari apa yang akan dilakukan,dimana akan dilakukan perbaikan,berapa nilai

besaran yang akan diperbaiki ( % ) dan berapa waktu yang dibutuhkan untuk menye

lesaikan.

b

Ada tampilan logo perusahaan di sebelah kiri dan logo Gugus disebelah kanan

c

Ada nama Gugus

b

Profile Gugus

b.1

Ringkasan Posisi Gugus di dalam Perusahaan / unit bisnis ( jika LK 7 sudah selesai )

a.2

Identitas Gugus

1

Fasilitator

:

2

Ketua

:

3

Tema leader/sekretaris

:

4

Anggota

:

b.3

Profile Aktivitas

1

Tanggal terbentuk

:

2

Usia anggota

:

3

Pendidikan rata rata

:

4

Jumlah Pertemuan

:

5

Lama Pertemuan

:

6

Tingkat Kehadiran

:

7

Periode Kegiatan

:

8

Risalah ke

:

c

Struktur Organisasi

c.1

Posisi Gugus di struktur Organisasi Perusahaan / Unit Kerja

d

Motto Gugus Kendali Mutu

d.1

Kalimat yang simpel,singkat bermakna dan membangkitkan semangat.

e

Risalah yang pernah diselesaikan

f.1

Ditulis urut risalah yang pernah diselesaikan serta ada keterangan tahun kegiatannya

f

Rencana Kerja dan Realisasi Kegiatan Gugus

e.1

Menunjukkan tahapan langkah dan kategori PDCA

e.2

Menunjukkan tahun,bulan dan minggu dimana kegiatan gugus dilakukan

e.3

Menunjukkan jumlah pertemuan antara rencana dan aktual

e.4

Ada keterangan/legenda antara plan dan aktual

g

Alasan Pemilihan Tema

g.1

Dilihat dari sudut pandang Quality,Cost,Delivery,Productivity,Safety dan Moral

g.2

Masing masing sudut pandang terlihat parameter ( angka ) permasalahan yang timbul

g.3

Masing masing pernyataan di alasan pemilihan tema disertai lampiran data.

1

Langkah 1 : Menentukan Tema dan Judul

a

Alur proses berupa gambar ilustrasi dari alur sebenarnya

a.1

gambar mesin 1 dimensi / 2 dimensi / 3 dimensi ( bagian manufakturing )

a.2

gambar aktivitas di stasiun alur proses ( bagian jasa )

b

Keterangan Urutan alur proses

b.1

apa yang terjadi di stasiun proses per bagian

b.2

Tujuan aktivitas dari alur pada stasiun proses

b.3

Arah alur proses

b.4

Posisi bagian alur proses yang bermasalah ada tanda khusus

c

Area Permasalahan

c.1

Gambar ilustrasi detail stasiun proses yang bermasalah

c.2

Keterangan urutan alur proses pada gambar detail masalah

c.3

Keterangan posisi permasalahan

d

Istilah-istilah yang dipakai dalam aktivitas Gugus ( dalam risalah )

1.1

Analisa Permasalahan

1.1.1

Tampilan Lembar data

periode pengambilan data

:

Sumber data

:

Lokasi pengambilan data

:

Pengolah data

:

a

Visualisasi grafik yang menunjukkan masalah besar di area permasalahan yang

akan diangkat sebagai tema perbaikan gugus kendali mutu.( grafik garis )

b

Ada lampiran data dari sumber data yang jelas .

c

Kesimpulan dari visualisasi grafik yang ditampilkan ( trend yang terjadi )

1.2

Menentukan Tema

1.2.1

Tampilan Lembar data

periode pengambilan data

:

Sumber data

:

Lokasi pengambilan data

:

Pengolah data

:

a

Menampilkan data tabel /rata rata periode waktu tertentu ( visualisasi rugi output,  rugi

biaya,rugi waktu ) ( lampirkan sumber data yang jelas )

b

Visualisasi grafik ( Pareto,batang ) yang menunjukkan pecahan masalah dari masalah be -

sar di analisa permasalahan ( semakin banyak unsur masalah semakin memperjelas area

masalah dan semakin mudah menemukan potensi masalah yang dominan untuk diangkat

sebagai tema.)

c

Buat Kesimpulan dari grafik yang dibuat

d

Dari grafik ambil permasalahan yang paling mendominasi dan jadikan hal itu sebagai tema

perbaikan dengan melihat prinsip Pareto ( 80/20)

1.3

Menentukan Judul Perbaikan

1.3.1

Tampilan Lembar data

periode pengambilan data

:

Sumber data

:

Lokasi pengambilan data

:

Pengolah data

:

a

Menampilkan data tabel /rata rata periode waktu tertentu ( visualisasi rugi output,  rugi

biaya,rugi waktu ) ( lampirkan sumber data yang jelas )

b

Visualisasi grafik ( Pareto,batang ) yang menunjukkan pecahan masalah dari masalah be -

sar di analisa permasalahan ( semakin banyak unsur masalah semakin memperjelas area

masalah dan semakin mudah menemukan potensi masalah yang dominan untuk diangkat

sebagai judul )

c

Buat Kesimpulan dari grafik yang dibuat ,( lokasi masalah )

d

Dari grafik ambil permasalahan yang paling mendominasi dan jadikan hal itu sebagai judul

perbaikan (melihat prinsip Pareto ( 80/20))tentunya setalah initial goal ditetapkan.

1.4

Menentukan initial Goal

a

Initial goal atau target awal untuk yang sudah ada penetapan target dari manajemen maka

yang dipakai adalah target menajemen.( menuju 100% ke target yang ditetapkan manaje -

men ).

b

Initial goal atau target awal yang belum ada target dari manajemen maka dilihat dari pen-

capaian tertinggi dan terendah yang pernah dicapai dalam periode 1 tahun.( tampilkan gra

fik garis ).atau minta ketetapan target dari manajemen terkait.

c

Tulis judul risalah dengan memperhatikan hal sebagai berikut :

Terdiri dari apa yang akan dilakukan,dimana akan dilakukan perbaikan,berapa besaran

nilai yang akan diperbaiki ( % ) dan berapa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan

d

Diskusikan dengan fasilitator atau kepala unit terkait dan minta tanggapan dari beliau ser

ta minta otorisasi untuk bisa melanjutkan aktivitas GKM

catatan : data trend masalah yang diambil sampai bulan pembuatan risalah 1 dilampirkan

jangka waktu dijudul adalah mulai start GKM sampai selesai meneliti hasil

2

Langkah 2  : Menganalisa Penyebab

2.1

Stratifikasi Masalah

a

Tulis sebanyak mungkin penyebab penyebab yang memungkinkan menimbulkan masalah

b

Gunakan metode 4M + 1L ( faktor Mesin,manusia,metode,Material dan faktor Lingkungan )

c

Lampirkan data data pendukung dari sumbang saran yang di usulkan.

catatan penting :

Stratifikasi sebaiknya memakai ber tahap :

1

tahap pertama stratifikasi berdasarkan maksud kalimat dalam sumbang saran

2

tahap kedua baru stratifikasi lagi berdasarkan 4M + 1L

2.2

Diagram Tulang Ikan

a

Arah panah Utama ke kanan dan kepala ikan adalah akibat yang sedang dirasakan

b

Duri duri dari panah utama adalah penyebab dan duri duri kecil yang memyertai penyebab

adalah sumber sumber penyebab.

c

Penyebab yang paling mudah dilihat / mudah terlihat sebagai penyebab pastikan berada

dekat dengan kepala ikan.

d

Tuliskan masing masing penyebab dengan akar penyebab yang sebanyak banyaknya min 5

akar masalah per penyebab.( dengan pertanyaan mengapa 5x )

e

Akar penyebab yang dituliskan harus bisa diuji terbalik ke arah tulang utama dan harus

nyambung.

f

Lingkari atau beri tanda pada akar penyebab terkecil

2.3

Penetapan penyebab yang diduga Dominan

a

Tulis semua akar masalah dan tetapkan peserta penetapan penyebab ( semua anggota ) &

masing masing akar masalah di beri point sesuai pendapat masing masing anggota dengan

didasari alasan dan data yang jelas dan mendukung.

b

Jumlahkan total point per kar masalah

c

Tuliskan nama peserta penetapan penyebab dengan jelas atau initial yang diberi legenda

nama jelas.

2.3.1

Perhitungan Nominal Group Tehnik

a

Hitung jumlah faktor penyebab

b

Masuk rumus : 1/2 N +1

keterangan : N adalah jumlah faktor

c

Buat kesimpulan berdasarkan perhitungan tersebut dan tetapkan sebagai faktor yang didu

ga dominan.

d

Lakukan pengamatan tentang faktor yang diduga dominan tersebut apa yang terjadi pada

saat belum dilakukan perbaikan.

3

Langkah 3  : Menguji dan menentukan Penyebab Dominan

3.1

Pengujian Penyebab Dominan

3.1.1

Pengujian Faktor yang pertama

a

Tampilkan data scater ( x,y )

sebanyak banyaknya data pengamatan ( lampirkan data lap )

b

Tuliskan judul pengujian korelasi

b.1

indikator Y adalah

:

b.2

indikator X adalah

:

b.3

Periode pengamatan

:

b.4

Lokasi

:

b.5

Penanggung Jawab

:

c

Tampilkan diagram scater

d

Tuliskan kesimpulan pengujian dengan jelas

e

Sebab akibat dalam data scater harus mengarah ke akibat yang dituliskan di kepala ikan

f

Lampirkan hasil olah regresi yang dikerjakan dengan fungsi excel.

3.1.2

Pengujian Faktor yang kedua

a

Tampilkan data scater ( x,y )

sebanyak banyaknya data pengamatan ( lampirkan data lap )

b

Tuliskan judul pengujian korelasi

b.1

indikator Y adalah

:

b.2

indikator X adalah

:

b.3

Periode pengamatan

:

b.4

Lokasi

:

b.5

Penanggung Jawab

:

c

Tampilkan diagram scater

d

Tuliskan kesimpulan pengujian dengan jelas

e

Sebab akibat dalam data scater harus mengarah ke akibat yang dituliskan di kepala ikan

f

Lampirkan hasil olah regresi yang dikerjakan dengan fungsi excel.

3.1.3

Pengujian Faktor yang ke seterusnya

a

Jumlah faktor penyebab :

3.2

Penentuan Penyebab Dominan

a

Keterangan penentuan penyebab dominan

a.1

Faktor penyebab

:

Periode pengujian

:

Lokasi pengujian

:

Penanggung jawab

:

b

Tampilkan data tabel penyebab dominan,nilai r ,r % dan % akumulatif

c

Tampilkan diagram pie hasil prosentase penyebab dominan

d

Tuliskan kesimpulan di diagram pie yang akan dipakai untukmerencanakan perbaikan.

4

Langkah 4  : Membuat Rencana dan Melaksanakan Perbaikan

4.1

Merencanakan Perbaikan

a

Urutan penulisan faktor dominan dari % R2

b

Pemakaian metode 5W + 2 H

b.1

keterlibatan semua anggota

b.2

How much ( keyakinan penyelesaian masalah per penyebab )

c

Komentar Manajemen

d

Otorisasi pejabat terkait

4.2

Penetapan Intermediate Goal

a

Berdasarkan hasil jumlah nilai R2 / jumlah faktor kemudian kali 100%

b

Berdasarkan kemampuan untuk menyelesaikan semua penyebab dominan ( 100% )

4.3

Melaksanakan Perbaikan

a

Visualisasi sebelum dan sesudah perbaikan

b

Monitoring hasil perbaikan per penyebab terhadap target yang ingin dicapai

c

Kesimpulan hasil perbaikan terlihat jelas dan terukur ( per penyebab )

d

Keterangan pelaksanaan perbaikan serta data pengamatan setelah perbaikan ( lampiran )

e

Hasil monitoring setelah semua perbaikan di lakukan ( semua penyebab dominan ) sebagai

lampiran data.

f

Menunjukkan bukti fisik perbaikan di lapangan

5

Langkah 5  : Meneliti Hasil

5.1

Evaluasi terhadap faktor penyebab dominan

a

Grafik monitoring penyebab dominan sebelum perbaikan dan setelah perbaikan

( diambil dari pengamatan 4.3 point b )

b

Kesimpulan masing masing hasil monitoring dari grafik penyebab dominan

5.2

Evaluasi terhadap Judul

a

Judul grafik terhadap pengaruh hasil perbaikan ( dilihat dari kalimat judul perbaikan )

b

Grafik batang yang menunjukkan perubahan sebelum perbaikan dan sesudah perbaikan

( diambil dari data 4.3 point e " melaksanakan perbaikan " )

c

Kesimpulan grafik sebelum perbaikan dan setelah perbaikan dilihat dari judul

5.3

Evaluasi terhadap Target ( initial Goal )

a

Judul grafik terhadap pengaruh hasil perbaikan ( dilihat dari initial goal  )

b

Grafik batang yang menunjukkan perubahan sebelum perbaikan dan sesudah perbaikan

serta target awal yang sudah ditetapkan ( dari 4.3 point e " melaksanakan perbaikan " dan

dari 1.4 point a,b menentukan initial goal )

c

Kesimpulan grafik sebelum perbaikan dan setelah perbaikan dilihat dari initial goal

5.4

Evaluasi terhadap Tema

a

Judul grafik terhadap pengaruh hasil perbaikan ( dilihat dari tema perbaikan  )

b

Grafik batang yang menunjukkan perubahan sebelum perbaikan dan sesudah perbaikan

( dari 1,2 point d "menentukan tema" dibandingkan dengan kondisi saat setelah perbaikan )

c

Kesimpulan grafik sebelum perbaikan dan setelah perbaikan dilihat dari tema masalah

catatan : keberhasilan yang baik adalah sesuai target manajemen atau lebih.( =/> 100% )

5.5

Analisa Dampak

5.5.1

Dampak positif

a

Dilihat dari sudut pandang QCDSMP

b

Pernyataan jelas dan terukur serta menjawab permasalahan di alasan pemilihan tema

( halaman depan point g "alasan pemilihan tema "

c

Dilengkapi data data pendukung yang menyatakan keberhasilan masing masing sudut

pandang ( QCDSMP )

5.5.2

Dampak Negatif

a

Faktor yang merugikan yang timbul setelah dilakukan perbaikan

b

Dipakai sebagai pengurang dari keberhasilan

c

Disertai data data kejadian / pelaksanaan

6

Langkah 6  : Membuat Standard Baru

6.1

Tujuan Standard Prosedur

a

Menjelaskan tentang fungsi maksud dan tujuan penetapan standar prosedur yang dibuat

dengan melihat keberhasilan dari hasil perbaikan yang sudah dilakukan.

6.2

Standar Design

a

Menjelaskan bentuk perubahan design mesin atau layout tempat dari inovasi yang dilaku

kan .( lampiran gambar /photo detail perubahan )

6.3

Standard Prosedur

a

Menjelaskan tentang prosedur pelaksanaan alat atau proses kerja setelah dilakukannya

perbaikan. ( lampiran IK / SOP )

b

Legalisasi prosedur yang sudah ditetapkan ( ISO )

b.1

SOP / IK sebelumnya

b.2

Bukti permintaan perubahan dokumen

b.3

Pembuktian SOP baru yang sudah masuk di manual ISO

6.4

Standard Hasil

a

Menjelaskan tentang batasan penyimpangan yang boleh terjadi setelah dilakukannya pro

ses perbaikan dengan mengacu pada instruksi kerja dan standar Operasional Prosedur yang

sudah ditetapkan.

6.5

Otorisasi Pihak Terkait

a

Komentar manajemen

b

Diskusikan dengan fasilitator atau kepala unit terkait dan minta tanggapan dari beliau ser

ta minta otorisasi untuk menjaga kestabilan pelaksanaan

7

Langkah 7  : Mengumpulkan data baru dan menentukan rencana Berikutnya

7.1

Analisa Permasalahan

7.1.1

Tampilan Lembar Data

periode pengambilan data

:

Sumber data

:

Lokasi pengambilan data

:

Pengolah data

:

a

Visualisasi grafik yang menunjukkan masalah besar di area permasalahan yang akan

diangkat sebagai tema perbaikan gugus kendali mutu.( grafik garis ) akan lebih baik jika

grafik ini adalah penggambaran bulan selanjutnya dari analisa masalah di langkah 1

b

Ada lampiran data dari sumber data yang jelas .

c

Kesimpulan dari visualisasi grafik yang ditampilkan ( trend yang terjadi )

7.2

Menentukan Tema

7.1.2

Tampilan Lembar Data

periode pengambilan data

:

Sumber data

:

Lokasi pengambilan data

:

Pengolah data

:

a

Visualisasi grafik ( Pareto,batang ) yang menunjukkan pecahan masalah dari masalah be -

sar di analisa permasalahan ( semakin banyak unsur masalah semakin memperjelas area

masalah dan semakin mudah menemukan potensi masalah yang dominan untuk diangkat

sebagai tema.)

b

Buat Kesimpulan dari grafik yang dibuat

c

Dari grafik ambil permasalahan yang paling mendominasi dan jadikan hal itu sebagai tema

perbaikan dengan melihat prinsip Pareto ( 80/20)

d

Tuliskan kesepakatan tema masalah berikutnya dengan huruf yang lebih mencolok

7.3

Rencana Kerja

a

Menunjukkan tahapan langkah dan kategori PDCA

b

Menunjukkan tahun,bulan dan minggu dimana kegiatan gugus dilakukan

c

Menunjukkan jumlah pertemuan antara rencana dan aktual

d

Ada keterangan/legenda antara plan dan aktual

e

Tetap di update aktual aktivitasnya jika memang bulan yang ditampilkan merupakan bulan

yang sedang berjalan

7.4

Alasan Pemilihan Tema

a

Dilihat dari sudut pandang Quality,Cost,Delivery,Productivity,Safety dan Moral

b

Masing masing sudut pandang terlihat parameter ( angka ) permasalahan yang timbul

c

Masing masing pernyataan di alasan pemilihan tema disertai lampiran data.

d

Komentar Manajemen

e

Otorisasi pejabat terkait