Bedah Tuntas Langkah 4 GKM "Merencanakan dan Melakukan Perbaikan "

Banyak kasus aktivitas GKM tidak jalan hasil karya GKM nya karena dianggap tidak aplikatif dalam proses massal di perusahaan,Hal ini karena keberhasilan GKM hanya dalam rentang waktu konvensi saja,di luar konvensi keberhasilan itu hanyalah kata kata risalah saja alias standarisasi hasil dan karya GKM tidak bisa diterapkan karena timbul masalah masalah baru yang lebih berat setelah hasil karya GKM itu diterapkan.

Sebelum kita merencanakan perbaikan kita harus memperhatikan data data yang mempengaruhi akar masalah yang dominan.Hal ini dimaksudkan untuk menghindari rencana kerja yang hanya akan menimbulkan masalah baru ketika kita selesaikan akar masalah dominan tersebut.

Contoh ilustrasi:

Jika sebab keterlambatan waktu datang kita di kantor penyebab dominannya adalah jarak tempuh dari rumah ke kantor yang jauh,( rumah saya kan jauh….terlambat ya wajar lah..)maka perlu diperhatikan juga factor factor yang mempengaruhi keterlambatan tadi,( karena keterlambatan hubungannya dengan pelanggaran waktu, maka factor yang mempengaruhi perjalanan jauh ( waktu tempuh ) tersebut kita amati yaitu antara lain :

1.       Jarak tempuh dari rumah ke kantor ( di cari data dengan merubah jalur tempuh alternative jalan lain yang jaraknya berbeda beda secara kilometer )

2.       Kondisi jalan

3.       Kecepatan kendaraan

4.       Kepadatan lalu lintas

5.       Frekwensi berhenti ( beli bensin,dsb ).

6.       Jam berangkat dari rumah

Semua factor factor yang berpengaruh diatas dicari datanya dengan aplikasi lapangann ( dilakukan dan diukur ) kemudian dari data data yang ada di scater sertai dicari factor mana yang mempengaruhi waktu tempuh.Hal ini penting supaya rencana perbaikan untuk menghilangkan keterlambatan masuk kerja harus tidak menimbulkan pertanyaan atau masalah baru di kemudian hari gara gara salah satu factor yang berpengaruh tersebut diabaikan.sehingga nantinya Standarisasi yang kita rencanakan bisa berlaku selamanya dan dijamin tidak terlambat masuk kantor lagi.

Umumnya ( GKM pemula )hanya memperhatikan satu scater saja  yaitu akar masalah dari fish bone yang dianggap dominan terhadap akibat yang ditimbulkan ( di kepala ikan ).untuk ilustrasi diatas jika kita memakai metode GKM yang lalu kita pasti memutuskan dan sangat yakin bahwa kita tidak akan terlambat kalau jarak tempuh dari rumah ke kantor dekat.Alias yang disalahkan jarak rumah yang jauh.dan mungkin solusi yang kita ambil adalah “ kontrak / kost di dekat kantor kita “ dan ingat mungkin ada masalah lain jmuncul jika kita kost…yaitu biaya hidup bertambah…dsb…Padahal bisa saja keterlambatan kita dikarenakan jam berangkat kita dari rumah terlalu siang,atau kita terlalu banyak berhenti saat perjalanan,atau lalu lintas di jalan macet dsb ,dan” tidak perlu kost di dekat kantor “untuk inilah data factor yang berpengaruh ini perlu di scater juga.

ilustrasi data:

Data pengamatan factor yang berpengaruh terhadap jarak tempuk yang mengakbatkan keterlambatan masuk kantor.

 

Setelah diproses scater untuk mengetahui seberapa besar pengaruh keterlambatan dari masing masing kejadian maka kita bisa lihat bahwa yang sangat berpengaruh adalah factor “jam berangkat kerja “

Lihat hasil scater dibawah ini.

 

 

Dari data scater diatas dapat kita simpulkan bahwa factor yang mempengaruhi akar masalah keterlambatan datang ke kantor adalah jam keberangkatan kerja.( nilai r = > 0,714 )sedangkan yang lain tidak dominan atau tidak berpengaruh.Ini bisa diartikan bahwa jam berangkat kerja kita menentukan terlambat atau tidaknya kita sampai di kantor.Untuk itu ,Rencana Perbaikan yang akan kita tetapkan adalah penetapan jam berangkat ke kantor.dari pengamatan tersebut sudah bisa dilihat jam berapa kita berangkat yang tidak menimbulkan terlambat dengan memperhatikan factor lain yang mungkin akan mengganggu perjalanan.Penentuan jam berangkat yang aman ini tentunya dilakukan dengan brainstorming dengan seluruh anggota gugus.Karena dalam hal ini dimungkinkan banyak terjadi perbedaan pendapat,maka semua pendapat yang disarankan harus memiliki data pendukung sebagai bukti penentuan jam berangkat yang aman.

Setelah rencana perbaikan sudah kita tetapkan yang paling pas,langkah selanjutnya adalah menentukan intermediate goals / target yang ingin dicapai dari perbaikan yang direncanaka tersebut.biasanya dalam menentukan ini dengan dasar % tingkat keyakinan dari gugus untuk menyelesaikan rencana perbaikan yang sudah ditetapkan.akan tetapi bisa juga intermediate goal diambil dari nilai R2 dari diagram scater.

Berikutnya adalah mulai tahapan uji coba rencana perbaikan.dalam kasus diatas misalnya kita tetapkan jam berangkat kerja pada jam 06:30 kita lihat hasilnya apakah tidak terjadi terlambat masuk kantor sesuai jarak yang harus kita tempuh,jika masih terlambat maka kita coba alternative jam berangkat yang lain misalnya berangkat jam 06:15 dan seterusnya sampai gugus yakin bahwa jam berangkatnya pas sesuai yang diinginkan yaitu tidak terlambat masuk kantor.kemudian kita lakukan dalam jangka agak panjang dan di monitoring hasilnya sambil mencatat segala sesuatu( parameter ) yang ditemui atau apapun yang mempengaruhi perjalanan ke kantor.Jika hasil dari pelaksanaan penentuan jam berangkat tersebut sudah stabil (tidak terjadi keterlambatan di kantor serta range jam kedatangan di kantor stabil )maka parameter yang sudah didapat dibakukan dan dipertahankan ( monitoring hasil )agar keberangkatan ke kantor tetap seperti yang sudah kita tetapkan tersebut dengan tujuan kita tidak akan terlambat ke kantor selamanya.

Untuk menunjukkan keberhasilan maka perlu dibuatkan hasil monitoring kejadian setealah pelaksanaan perbaikan ( setelah jam berangkat ditetapkan ) yaitu dengan menentukan batasan jam sampai di kantor serta actual sampai di kantor,dibuat dengan grafik garis sehingga bisa dilihat penyimpangan atau keberhasilannya.( demikian juga untuk akar masalah yang lainnya /satu akar masalah satu monitoring )

Pada tahap monitoring ini harus kita ketahui parameter keberhasilan ,hubungannya dengan langkah 6 untuk membuat standar hasil.

 

Catatan : Judul grafik sesuai “ kolom Why “ pada akar masalah yang di monitoring..

Semoga bermanfaat.

Sharing ke : kusdianto_tps@yahoo.co.id

Kendala kendala lapangan dalam Aktivitas GKM di wilayah pemula

1. Gugus merasa sibuk dengan pekerjaannya sehari hari
2. Gugus tidak tertarik dengan metodologi pemecahan masalah yang ada di tools GKM ( lebih suka solusi cara lama )dengan mengandalkan “ biasanya begini “
3. Pengerjaan tugas gugus hanya sekedar menggugurkan kewajiban mengikuti kegiatan perusahaan saja.
4. Sebagian peran fasilitator masih kurang konsisten dalam memotivasi dan memonitoring perjalanan aktivitas gugus yang menjadi tanggung jawabnya
5. Pelaksanaan klinik berbarengan dengan kegiatan lain dari perusahaan tanpa konfirmasi penjadwalan ulang jam klinik GKM nya 
6. Pengerjaan tugas gugus dikerjakan hanya pada saat saat menjelang penilaian /menjelang klinik saja ( kebut semalam )
7. Pengerjaan aktivitas gugus hanya dilakukan segilintir orang saja dalam satu kelompok ( biasanya ketua / sekretarisnya yang kerja )yang lain hanya numpang nama.
8. Personil anggota gugus berpindah pindah area kerja atau bahkan keluar dari perusahaan.
9. Mind set atau motivasi ikut aktivitas GKM hanya ber orientasi pada hadiah uang saja,bukan mind set ingin ikut menyelesaikan masalah perusahaan di bagiannya dengan metodologi yang ada di GKM.
10. Solusi perbaikan gugus sudah lebih dulu selesai sebelum proses penggalian data penyebab ditemukan karena solusi sudah merupakan project dari management. 
11.  Object yang dijadikan pengamatan untuk penggalian data tidak mendukung ( mesin berhenti karena proses produksi berhenti / mesin berjalan dengan produk diluar kendali Gugus.
12. Sosialisasi kabar GKM tidk terdengar sampai ke pelaku pelaku GKM/anggota anggota gugus serta masyarakat sekitar gugus           ( media sosialisasi kurang menunjang ).
13. Macetnya koordinasi GKM yang ada di unit/ komite unit tidak aktif.
14. Kurangnya jumlah personil juri yang sesuai kategori yang dibutuhkan ( menguasai masalah Tulta,independent,kemampuan nalisa lapangan yang sesuai tema GKM ).
15.  Tidak sinerginya “ Trending Topik GKM di kalangan manajemen atas “ seolah olah GKM hanya tanggung jawab komite penyelenggara saja.

Email : kusdianto_tps@yahoo.co.id

Bagaimana Proses Mencari Data Scater Dalam Aktivitas Gugus Kendali Mutu

Banyak terjadi pada beberapa GKM yang menyatakan keberhasilannya menciptakan standar hasil kerja baru hanya pada saat saat penilaian konvensi saja,setelah konvensi GKM selesai selesai juga standar hasil yang diciptakan.Hal ini terjadi karena penyelesaian perbaikan tidak mempertimbangkan factor factor yang berpengaruh terhadap perbaikan yang dilakukan saat penggalian data untuk perencanaan perbaikan. .misalnya kita menciptakan sebuah alat yang bisa menghemat waktu proses atau alat yang bisa menambah kapasitas sedangkan ketika alat tersebut dipasang ternyata mengganggu lingkungan.Alhasil secara skala trial untuk mengisi data scater mungkin fungsi alat tersebut berhasil tapi ketika di aplikasi di lapangan banyak complain sana sini sehingga alat tidak jadi dipakai. Kenapa ?!  karena kesimpulan yang didapatkan dari solusi perbaikan tidak memperhatikan kondisi kondisi lain yang berpengaruh terhadap aplikasi alat yang diciptakan tersebut dan kesimpulan yang didapat tidak melalui tahapan pengamatan kejadian sebenarnya.(solusi sudah ditetapkan dulu/solusi hanya dugaan).

Seperti kita ketahui sebagai pelaku aktivitas Gugus Kendali Mutu,bahwa sudah menjadi target pencapaian kita untuk bisa menyelesaikan permasalahan yang kita hadapi secara sempurna.Untuk itu sebagai tahapan penentuan penyebab permasalahan yang akan kita selesaikan adalah tahap pencarian data pengaruh dari penyebab yang kita duga dominan (dari NGT Langkah 2 ) agar bisa dipastikan bahwa penyebab tersebut masuk kategori penyebab dominan atau tidak dominan dan kita harus mengetahui seberapa besar prediksi pengaruh penyebab dominan tersebut terhadap keberhasilan misi perbaikan kita ( kalimat di kepala ikan pada fish bone diagram ).

Untuk bisa mengetahui seberapa besar pengaruh serta korelasi antara penyebab yang dianggap dominan terhadap masalah yang akan diselesaikan adalah dengan melakukan pengamatan dari kejadian kejadian sebenarnya dari masing masing penyebab dengan melihat efek yang ditimbulkan terhadap tujuan perbaikan dari gugus, kemudian kita proses dengan tool GKM diagram pencar / diagram scater.

Pengamatan ini adalah sebagian dari tahapan penentuan rencana perbaikan sekaligus sebagai penentuan solusi terhadap masalah yang akan kita selesaikan.Artinya tanpa pengamatan timbulnya masalah, maka akan sulit menentukan ide penyelesaian masalah.Pengamatan yang dilakukan ini harus tepat sesuai penyebab yang akan kita amati,tidak hanya berdasarkan pengalaman saja akan tetapi dilihat dengan benar kejadian masalahnya dan lihat apa saja factor factor yang mempengaruhi timbulnya masalah tersebut sehingga kita bisa menentukan perencanaan perbaikan dengan mempertimbangkan beberapa factor yang berpengaruh selain pada penyebab yang sedang kita amati tersebut.

Contoh :

Sebuah misi perbaikan yaitu “menurunkan biaya listrik dirumah” hal ini jika ditulis di kepala ikan menjadi “ biaya listrik dirumah tinggi “ jika untuk brainstorming maka ditulis “  kenapa biaya listrik di rumah tinggi ?”

Disini akar masalahnya adalah “aktivitas pemakaian air banyak ‘ sehingga biaya listrik di rumah tinggi dan jika akar masalah ini setelah melalui proses NGT (nominal group tehnik ) menjadi akar masalah yang diduga dominan.Tahapan selanjutnya adalah mengujinya dengan diagram scater. Tapi sebelum kita memasukkan data ke diagram scater kita harus melakukan pengamatan data/peristiwa yang terjadi antara banyaknya aktivitas dirumah yang memerlukan air (X ) dengan biaya listrik di rumah ( Y ). Kita harus pastikan dulu segala sesuatu yang berpengaruh terhadap pemakaian air,misalnya, macam aktivitas pemakaian air,jumlah liter air,waktu yang dipakai untuk aktivitas pemakaian air,pergerakan meteran air (kwh) ,biaya listrik yang harus dibayar dsb yang dirasa berpengaruh terhadap hal tersebut diatas.

Catatan: kita tidak bisa hanya mengamati banyaknya aktivitas pemakaian air saja untuk bisa mengetahui efek terhadap biaya listrik,karena bisa saja terjadi aktivitas pemakaian air banyak tapi biaya listrik tidak tinggi.Contoh data pengamatan :

Dari akar masalah tersebut diatas data “X” nya adalah banyaknya aktivitas pemakaian air,kemudian data “Y” nya adalah biaya listrik. Setelah kita data selama 1 minggu ternyata akar masalah tersebut dominan. Maka untuk menentukan rencana perbaikan kita harus melihat data pengamatan yang berpengaruh terhadap biaya listrik tinggi salah satunya adalah  “jumlah waktu pemakaian pompa air”.Jadi dalam rencana perbaikan ini kita berfokus pada bagaimana caranya agar “waktu pemakaian pompa air ini tidak lama”.

Jika ternyata uji scater tidak dominan..ya tidak usah direncanakan perbaikan,berarti banyaknya aktivitas pemakaian air tidak berpengaruh terhadap biaya listrik, tapi jika anda yakin ini berpengaruh ( apalagi dilihat dari lamanya waktu pemakaian pompa air ),.sedangkan dari scater ternyata tidak berpengaruh,berarti ada kesalahan di bedah tulang ikannya..perlu digali lagi akar akar masalah yang berpengaruh terhadap pompa air di rumah sering hidup.

Dari data tersebut kita bisa merencanakan perbaikan antara lain :

1.       Membuat SOP pemakaian air

2.       Training tentang hubungan pemakaian air dengan biaya listrik

3.       Memasang tendon air yang volume tendon dilihat dari jumlah yang dipakai dalam data pengamatan diatas.( jadi beli tendon nya tidak asal )

4.       Dsb sesuai skill diarea gugus.

Dari macam macam ide tersebut diambil yang paling mewakili agar biaya listrik di rumah turun dan dipastikan akan bisa diaplikasi selamanya sehingga masalah keborosan pemakain listrik akibat pemakaian pompa air terselesaikan dan tidak akan terulang dengan masalah yang sama..

Dan sangat logis jika ada tendon air yang sesuai kebutuhan per hari maka menghidupkan air hanya cukup 1 kali sehingga beban mendadak dari meteran listrik tidak sering terjadi dan sebanyak apapun aktivitas pemakaian air harian di rumah ,bisa tercukupi tanpa sering menghidupkan pompa air

Kesimpulannya:

Bukan frekwensi pemakaian airnya yang bikin biaya listrik tinggi akan tetapi banyaknya waktu yang dipakai untuk pemakaian air yang berpotensi menambah biaya listrik.

Bukan banyaknya siraman yang membuat bihun basah akan tetapi banyaknya (liter)air yang disiramkan yang membuat bihun menjadi basah.Hati hati menentukan “X” dalam scater.

Semoga bermanfaat.

kita bisa sharing di : www.kusdianto_tps@yahoo.co.id