Brainstorming Dalam Gugus Kendali Mutu

Brainstorming adalah metode yang digunakan sebuah team untuk mengeluarkan ide ide dari setiap individu dalam team secara teratur / terorganisasi dan dsampaikan ke seluruh anggota team.

Syarat utama Brainstorming :

-       Menciptakan lingkungan yang bebas kritik untuk mengekplorasi kreatifitas dan solusi tak terbatas.

Fungsi umum brainstorming :

-       Me refresh ide ide ( tidak hanya terpaku pada metode metode lama / yang sudah dijalankan )

-       Mematangkan ide ide yang masih ½ matang agar mengarah pada solusi baru

Manfaat Brainstorming :

1.    Mendorong Kreatifitas

Memperluas pemikiran kita untuk mencakup semua sisi pandang dari sebuah masalah / solusi yang akan diungkap sehingga kita bisa mengindentifikasi.

2.    Sebagai Cara cepat menghasilkan Ide

Dengan mendorong orang lain untuk mengeluarkan ide dari apa yang orang lain pikirkan ,akan membantu team mengembangkan banyak ide yang muncul dengan cepat.

3.    Menyetarakan keterlibatan semua anggota team

Terciptanya lingkungan yang saling mendorong pada setiap anggota team untuk mengeluarkan ide ide tanpa ada penghakiman ide serta semua ide dicatat.

4.    Memupuk Rasa kepemilikan dalam mengambil keputusan

Setelah semua anggota aktif berpartisipasi,maka hal ini akan menumbuhkan rasa tanggung jawab terhadap topic yang dibahas dalam kegiatan yang dihasilkan. Semua anggota cenderung mendukung dalam pembahasan ini.

5.    Menjadi sumber untuk alat bantu lain dalam Tulta

Dari beberapa ide yang masuk bisa langsung di stratifikasi untuk menghindari multi voting ,baru kemudian di klarifikasi untuk proses selanjutnya.

Aturan Dasar dari Brainstorming

Agar semua anggota team / gugus bisa merasakan pengalaman melakukan brainstorming yang kreatif dan produktif maka Fasilitator perlu meninjau dan mengarahkan  anggota team pada aturan dasar brainstorming pada setiap sesi :

1.    Partisipasi aktif oleh semua anggota

Semua anggota harus mengeluarkan ide idenya

2.    Tidak ada diskusi,kritik,pujian / komentar komentar selama brainstorming

3.    Saling mebangun ide ide yang dihasilkan dari anggota lain

4.    Semua ide ditulis persis dari saat ide tersebut keluar dari pemberi saran dan divisualisasikan dengan jelas agar setiap orang bisa melihat ide ide tersebut

5.    Tentukan batas waktu brainstorming

6.    Memperjelas ide ide / klarifikasi ide setelah sesi brainstorming selesai

Memastikan bahwa semua anggota team paham dengan ide ide yang ada ( ingat !! kita hanya mengklarifikasi ide bukan membuat penilaian terhadap ide ide yang ada )

7.    Menggabungkan Ide

Check apakah ada dua atau lebih ide ide yang muncul bisa dijadikan satu kalimat atau satu kesamaan maksud sehingga bisa dikombinasikan.

Bagaimana Pelaksanaan Brain storming

Berikut adalah urutan yang bisa menjadi acuan untuk melakukan brainstorming agar sesi ini menjadi lebih efektif :

a.    Review atau Bacakan dulu peraturan Brainstorming

Jelaskan bagaimana sesi ini akan dilakukan

b.    Tentukan Batas waktu

Batasi waktu 5 – 15 menit ,jika ide masih dimungkinkan ada atau muncul lagi maka perbanjang waktu dengan interval 5 menit sampai semua ide dinyatakan selesai.

c.    Bikin pernyataan tentang topic yang dibahas sebagai sebuah pertanyaan.

Tulis disebuah papan tulis sehingga semua bisa memahami dan focus terhadap masalah yang di bahas sehingga apa yang dipikirkan oleh anggota mengarah untuk menjawab pertanyaan yang dituliskan di papan tersebut.

d.    Kumpulkan ide ide semua orang

Setelah member waktu beberapa menit bagi anggota untuk berpikir terhadap pertanyaan yang dituliskan di papan segera meminta masing masing anggota mengemukakan ide idenya.

Adapun pengambilan ide ada 2 kategori :

1.    Pengambilan Ide Terstruktur

Fasilitator menetapkan rotasi yang memungkinkan setiap orang dalam kelompok untuk memberikan kontribusi ide pada saat gilirannya.Setiap anggota/individu yang belum siap mengeluarkan idenya saat tiba gilirannya mengeluarkan ide makan di tinggal dulu sampai nanti tiba giliranya kembali.

2.    Pengambilan Ide Tidak Terstruktur

Semua anggota tanpa harus erurutan diperbolehkan mengeluarkan ide idenya.Fasilitator tetap memantau dan selalu menegakkan peraturan dan memastikan bahwa semua anggota team memiliki kesempatan untuk berpartisipasi.

e.    Rekam / simpan Ide ide yang sudah di dapatkan.

Tuliskan ide ide dan perjelas agar semua anggota bisa melihat ide ide yang ada.

f.     Menjelaskan setiap gagasan / klarifikasi Ide

Setelah semua ide sudah disajikan dan sebagai cara untuk memastikan bahwa semua anggota memiliki pemahaman yang sama tentang gagasan tersebut,maka tunjuklah pada stiap gagasan yang tertulis dan tanyakan pada anggota apakah ada pertanyaan tentang gagasan yang sedang kita tunjuk tersebut.( minta seseorang untuk menjelaskan ide dalam cara yang berbeda )

g.    Hilangkan Duplikasi Ide

Jika ada dua atau lebih ide ide tampaknya berasumsi sama ,kita harus mencoba untuk menggabungkan ide tersebut atau bahkan menghilangkan duplikat.

Sebelum sebuah ide dijadikan hanya 1 kalimat /menghilangkan ide tersebut dari daftar ide yang ada maka diperlukan persetujuan dari pemberi ide tersebut dulu.

Sikap Individu Yang Baik saat Brainstorming

a.    Relax ( tenang ) biarkan imajinasi datang ke pikiran kita

b.    Konsentrasi pada apa yang akan di brainstorming

c.    Jangan mengkritik

d.    Ambil resiko kreatif

e.    Percaya diri saja dan gunakan pengalaman pribadi

f.     Ungkapkan ide sebanyak banyaknya

g.    Jangan nilai ide ide baik ataupun buruk

h.    Jangan tergesa gesa menyimpulkan

i.      Bangunlah ide ide satu sama lain

j.      Semangati seluruh team agar mengeluarkan ide

k.    Jangan dulu khawatirkan kata kata yang kurang pas

l.      Bikin daftar dari ide ide yang masuk

Semoga bermanfaat..

Referensi :

1.    Brassard M ( A Pocket Guide of Tools For Continous Improvement )

2.    Fundamentals of Total Quality

3.    San Diego C4 ( Research and Development Center )

4.    Scholts PR “ The Team Handbook “

                      

Gugus Kendali Mutu di bidang Jasa Administrasi

  

Banyak dari kalangan non manufacturing yang merasa sulit jika harus memulai kegiatan gugus kendali mutu karena biasanya untuk bagian administrasi / jasa kinerjanya sulit diukur. Secara data Key Performance Indicator dari bagian ini sulit ditampilkan .Untuk itu dibawah ini adalah beberapa dimensi atau atribut yang perlu diperhatikan dalam peningkatan kualitas di bidang jasa :

1.     Ketepatan waktu pelayanan,

-         Yang perlu diperhatikan adalah waktu tunggu dan waktu proses

2.     Akurasi Pelayanan,

-         Yang berkaitan dengan reliabilitas pelayanan dan bebas kesalahan

3.     Kesopanan dan keramahan memberikan pelayanan

-         Hal ini penting untuk mereka yang berinteraksi langsung dengan pelanggan eksternal misalnya : operator telpon,satpam,pengemudi,staf admin,kasir,petugas rumah sakit dll.

4.     Tanggung Jawab,

-         Berkaitan dengan penerimaan pesanan dan penanganan keluhan dari pelanggan eksternal.

5.     Kelengkapan

-         Menyangkut lingkup pelayanan dan ketersediaan sarana pendukung serta pelayanan lainnya.

6.     Fitur Layanan,

-         Inovasi atau metode baru dalam pelayanan dll

7.     Pelayanan Pribadi,

-         Berkaitan dengan fleksibilitas,penanganan ,permintaan khusus dll

8.     Kenyamanan dalam memperoleh pelayanan,

-         Berkaitan dengan lokasi,ruangan tempat pelayanan,kemudahan menjangkau,tempat parker kendaraan,ketersediaan informasi,petunjuk petunjuk dll

9.     Sarana Pendukung Layanan

-         Lingkungan,kebersihan,ruang tunggu ,AC dll.

Langkah langkah dalam penerapan perbaikan kualitas di bidang administrasi dan jasa

1.     Langkah Pertama, service value / spesifikasi nilai jasa yang diharapkan pelanggan.

-         Nilai inti pelayanan terletak pada proses itu sendiri yang terdiri dari serangkaian metode untuk melakukan sesuatu.

-         Nilai yang diharpakan pelanggan adalah dengan menjawab beberapa pertanyaan berikut :

a.     Apa tujuan proses jasa yang kita lakukan ?

b.     Bagaimana proses jasa bisa menciptakan kepuasan pelanggan

c.      Apa yang menjadi input dan output utama proses jasa ?

-         Service value ini mengharuskan kita untuk menyusun spesifikasi desain jasa itu secara detail termasuk langkah langkah apa saja yang harus dilakukan dalam penyerahan jasa.

2.     Langkah kedua,service value stream mapping

-         Memahami setiap kejadian atau titik titik dalam suatu proses jasa yang memberikan kesempatan kepada pelanggan untuk membentuk suatu opini baik opini positif,netral apalagi negative.misalnya :

a.     Kejadian ketika tamu perusahaan sedang berada dalam keadaan menunggu.( keramahan petugas pelayanan dsb )

b.     Kejadian saat pelanggan menyampaikan complain ( keramahan menjawab complain dsb )

3.     Langkah ketiga,menghilangkan pemborosan semua aktivitas yang tidak bernilai tambah dalam rantai proses jasa tersebut.misalnya :

a.     Kesalahan dalam melakukan aktivitas

b.     Melakukan aktivitas yang tidak perlu

c.      Menunggu proses berikutnya

d.     Proses persetujuan yang lama

          Type type kesalahan pada langkah ini antara lain :

a.     Task error /kesalahan tugas

Mengerjakan tugas yang tidak tepat,mengerjakan hal hal yang tidak perlu,mengerjakan tugas yang bukan menjadi tugasnya,melakukan aktivitas lambat sehingga membuat waktu menunggu bertambah lama.

b.     Treatment Errors/kesalahan penanggulangan

Terjadi ketika berinteraksi dengan pelanggan seperti,bertindak tidak sopan,acuh,tidak peduli dll.

c.      Tangible errors/kesalahan yang langsung bisa dirasakan

Hal hal yang berkaitan dengan fisik misalnya : fasilitas yang tidak bersih,AC tidak berfungsi ,kesalahan kesalahan dokumen dll

4.     Langkah ke empat,Mengorganisasikan agar materi,informasi dan semua aktivitas dapat berjalan lancer,efektif, dan efisien sepanjang alur proses jasa tersebut.

-         Komponen yang perlu diperhatikan karena sering menjadi hambatan dan menimbulkan opini negative adalah fasilitas fisik,prosedur dan proses jasa ,perilaku karyawan,sikap professional karyawan dsb.

5.     Langkah ke lima,Improvement tools and techniques

-         mencari terus menerus berbagai tehnik dan alat untuk mencapai keunggulan dan meningkatkan terus menerus menuju proses jasa yang bebas dari kesalahan.

Rugi Biaya Dalam Gugus Kendali Mutu

Dalam menghitung kerugian biaya PONC dalam gugus kendali mutu sering kali terjadi kebingungan terutama Gugus yang dilatar belakangi pekerjaan non manufacturing.

Berikut macam macam kategori biaya kualitas:

1.     Internal Failure Costs / biaya kegagalan internal

-         Biaya yang berhubungan dengan kesalahan yang ditemukan sebelum menyerahkan produk ke pelanggan.biaya ini tidak akan muncul jika tidak diketemukan kesalahan sebelum pengiriman.

Contoh :

a.     Scrap :

biaya yang dikeluarkan untuk tenaga kerja,material,dan biasanya overhead pada produk cacat yang secara ekonomis tidak dapat diperbaiki lagi.

b.     Rework / pekerjaan Ulang :

biaya yang dikeluarkan untuk memperbaiki kesalahan agar produk memenuhi spesifikasi yang ditentukan.

c.      Failure Analysis / analisa kegagalan :

 biaya yang dikeluarkan untuk menganalisa kegagalan produk untuk menentukan penyebab penyebab kegagalan.

d.     Reinspection and retesting / inspeksi ulang dan pengujian ulang : biaya yang dikeluarkan untuk inspeksi ulang dan pengujian ulang produk yang telah mengalami pengerjaan ulang atau perbaikan kembali.

e.     Downgrading / Spec Produk turun :

biaya yang bisa dihitung dari selisih harga jual normal dan harga yang dikurangi dengan alasan kualitas.

f.       Avoidable Process Losses /biaya biaya kehilangan :

Misalnya : bobot produk berlebih atau atas standard dengan jumlah yang banyak.

2.     Eksternal Failure Costs / Biaya kegagalan Eksternal :

-         Biaya yang berhubungan dengan kesalahan yang ditemukan setelah produk itu diserahkan ke pelanggan.biaya ini tidak akan muncul apabila tidak ditemukan kesalahan setelah pengiriman.

a.     Warranty / jaminan :

Biaya yang dikeluarkan untuk penggantian atau perbaikan kembali produk yang masih berada dalam masa jaminan.

b.     Complaint Adjusment / penyelesaian keluhan :

Biaya yang dikeluarkan untuk penyelidikan dan penyelesaian keluhan yang berkaitan demgan produk cacat.

c.      Returned Product / produk dikembalikan :

Biaya yang berkaitan dengan penerimaan dan penempatan produk cacat yang dikembalikan pelanggan.

d.     Allowances / tunjangan :

Biaya yang berkaitan dengan kesepakatan pada pelanggan karena produk yang berada dibawah standar kualitas yang sedang diterima pelanggan.

3.     Appraisal costs / biaya penilaian :

-         Biaya yang berkaitan dengan penentuan derajat konformansi terhadap persyaratan kualitas yang disyaratkan.

a.     Inspeksi dan pengujian kedatangan material:

Biaya yang berkaitan dengan penentuan kualitas material yang dibeli

Misalnya : mengirim mekanik untuk check pesanan mesin di bengkel luar.

b.     Inspeksi dan pengujian produk dalam proses :

Biaya yang berkaitan dengan evaluasi konformansi produk dalam proses terhadap persyaratan kualitas yang ditetapkan.

c.      Inspeksi dan pengujian produk akhir :

Biaya yang berkaitan dengan evaluasi konformansi produk akhir terhadap persyaratan kualitas yang diharapkan.

d.     Audit kualitas produk:

Biaya untuk melakukan audit kualitas produk dalam proses atau produk akhir.

e.     Pemeliharaan akurasi peralatan pengujian :

Biaya dalam melakukan kalibrasi untuk mempertahankan akurasi instrument pengukuran dan peralatan.

f.       Evaluasi Stock / safelife :

Biaya yang berkaitan dengan pengujian produk dalam penyimpanan untuk menilai degradasi kualitas

4.     Prevention Costs / biaya pencegahan

-         Biaya yang berhubungan dengan upaya pencegahan terjadinya kegagalan internal maupun eksternal sehingga meminimalkan biaya kegagalan internal maupun eksternal.contoh biaya pencegahan :

a.     Perencanaan kualitas

Biaya yang berkaitan dengan aktivitas perencanaan kualitas secara keseluruhan ,termasuk penyiapan prosedur yang diperlukan untuk mensosialisasikan ke seluruh pihak yang berkepentingan.

b.     New Product review / tinjau ulang produk baru

Biaya yang berkaitan dengan rekayasa keandalan dan aktivitas lain yang terkait dengan kualitas yang berhubungan dengan pemberitahuan produk baru.

c.      Pengendalian Proses :

Biaya inspeksi dan pengujian proses untuk menentukan status proses ( kapabilitas proses ) bukan status produk.

d.     Audit Kualitas :

Biaya yang berkaitan dengan evaluasi pelaksanaan aktivitas dalam rencana kualitas secara keseluruhan.

e.     Evaluasi Kualitas Pemasok :

Biaya yang berkaitan dengan evaluasi terhadap pemasok sebelum pemilihan pemasok ( penawaran )audit terhadap aktivitas selama kontrak dan aktivitas lain yang berkaitan dengan pemasok

f.       Pelatihan :

Biaya yang berkaitan dengan penyiapan dan pelaksanaan program pelatihan yang berkaitan dengan program reduksi biaya terus menerus melalui perbaikan kualitas.

                                                                Referensi : “continous cost reduction”  by Vincent Gaspersz