Berikut adalah cara praktis saat akan menentukan tema dan judul ketika kita memulai kegiatan Gugus Kendali Mutu terutama bagi pemula atau bagi yang mayoritas anggotanya adalah anggota baru.
- Bikin undangan ke seluruh anggota Gugus untuk mengadakan pertemuan tentukan tempat dan waktunya dan pastikan semua anggota menerima undangan dan pastikan semua bisa hadir. Informasikan bahwa kehadiran anggota harus sudah memulai memikirkan apa saja masalah yang akan disampaikan saat meeting GKM nanti dan lebih baik jika sekalian membawa data data pendukung tentang masalah yang dihadapi.
- Berkumpulah di ruangan atau bisa di luar ruangan yang telah disepakati untuk memulai mengoleksi masalah. Masing masing dari anggota harus memberikan sumbang saran minimal 10 buah permasalahan yang dialami di tempat kerja dari gugus yang anda pimpin. Beri selembar kertas kecil untuk menuliskan 10 masalah pada masing masing anggota dan batasi waktu 10 menit. ( akan lebih baik jika anggota gugus adalah sesama kelompok kerja )misalnya semua anggota adalah karyawan bagian paking dsb .Catatan : motivasilah seluruh anggota agar menuliskan masalah yang dialaminya di tempat kerja sebanyak banyaknya. Tidak perlu takut tidak bisa diselesaikan.tulis dari masalah yang remeh sampai masalah yang sesuai dengan Key Performance di bagian dari tempat gugus bekerja.
- Jika bingung mengetahui masalah anda di seputar pekerjaan anda,bisa jadi anda tidak benar benar bekerja…ingat itu. Jika anda merasa bekerja tentu anda tahu masalah yang anda hadapi di seputar pekerjaan anda.Berikut tips cara menemukan masalah tanyakan pada diri anda :
a. Apakah saat ini ada masalah yang mendesak ?
b. Apakah ada pekerjaan yang selalu melelahkan atau menyulitkan ?
c. Apakah di tempat kita ada waste ? kerusakan / ketidak seragaman ?
d. Apakah di tempat kita ada pekerjaan yang selalu diulang ?
e. Apakah ada keluhan dari bagian lain ?
f. Apakah ada hal yang tidak menyenangkan bagi pelanggan kita atau dari bagian lain ?
g. Apakah semua pekerjaan kita sudah dilakukan dengan cepat dan tepat ?
h. Apakah ada target dari tempat kita bekerja yang tidak tercapai ?
i. Apakah ada hal yang ingin anda tingkatkan ?
j. Apakah anda dapat menghasilkan sesuatu yang lebih dengan tetap mengurangi jam kerja ?
- Kumpulkan semua kertas yang berisi permasalahan tersebut dan tuliskan di papan tulis .tulis apa adanya sampai semua bisa membaca ide dari semua anggota gugus.Setelah tertulis di papan tulis semua….beri waktu 5 menit untuk memahami masalah masalah yang sudah dituliskan.
- Setelah yakin semua anggota mengerti dan memahami masalah yang dialami anggota lain maka segera cari induk dari permasalahan yang dituliskan. Mulai dari masalah yang tertulis di no 1…misalnya apa yang dianggap masalah di no 1 adalah masalah afal/waste..maka tulis di papan tulis yang kosong kategori waste…lalu tulis semua masalah yang tertulis di papan tulis saat awal menentukan masalah tadi yang sesuai kategori waste jika ada masalah yang mirip mirip dengan masalah yang sudah tertulis maka tulis satu saja karena sudah terwakili tulisan yang awal.
- Kemudian cari kategori masalah yang lain dari Induk permasalahan yang tertulis saat mengisi kertas kecil di aturan no 2 diatas…begitu seterusnya sampai semua masalah menjadi kelompok masalah yang lebih terkumpul. Misalnya dari pengumpulan masalah tertulis 35 masalah yang tentunya ada permasalahan yang sama antara anggota satu dengan anggota lainnya,jika terjadi hal seperti itu maka permasalahan dianggap satu saja. Dari 35 masalah tadi setelah dikategorikan sesuai kumpulan masalahnya maka menjadi 5 kategori masalah ( misalnya..).
- Nah dari masalah yang sudah mengerucut ini dikumpulkan lagi data data yang menyertai dan dipilih salah satu permasalahan dan disepakati bersama untuk dijadikan tema gugus kendali mutu. Saran dalam menentukan tema antara lain :
a. Tema harus ditulis utuh dengan konteksnya agar tema mudah untuk dimengerti dengan menunjukkan :
- Aktivitas arah perbaikan
- Apa yang dilakukan perbaikan
- Dimana perbaikan dilakukan
b. Gambaran tema / judul yang baik adalah
- Tempat dilakukannya perbaikan jelas
- Ada tujuan dari apa yang akan dilakukan
- Menggambarkan aura positif dalam penulisan kalimatnya
- Tunjukkan angka yang ingin dicapai
- Antara tindakan pencegahan dan tema yang diambil tidak menyimpang
- Tema diungkapkan dengan jelas
- Tema yang anda ambil adalah tema yang bagus jika antara lain :
a. Tema yang diambil sangat familiar dengan permasalahan yang dihadapi anggota gugus
b. Masalah yang diambil sangat diperlukan dan berkaitan dengan pekerjaan yang harus dipertanggung jawabkan oleh anggota gugus
c. Tema yang diambil bersifat tantangan bagi anggota gugus ( misalnya target manajemen rendemen 98% ,tapi GKM berani menarget pencapaian 100%)
d. Tema yang diambil berkaitan dengan kepentingan divisi maupun tujuan manajemen perusahaan.
e. Tema yang diambil mampu baik secara langsung maupun tidak langsung meningkatkan kemampuan memecahkan masalah bagi anggota gugus.
- Dari tema yang sudah disepakati dikupas lagi data data yang ada dengan tools Pareto misalnya,kemudian pilih kerugian yang tertinggi yang diambil sebagai pengambilan Judul Risalah…..selamat bekerja cerdas.
Salam mutu langkah 1.stk
