Panduan Membuat Diagram Pareto di Langkah 1

Diagram Pareto merupakan salah satu alat pengontrol kualitas yang melakukan pengurutan proporsi maslah dari yang terbesar sampai yang terkecil

Nama Pareto berasal dari nama Vilfredo Pareto ( 1848-1923) seorang sosiolog dan ekonom Italia yang mengamati dimana 80% kepemilikan tanah berada pada 20% populasi.

Diagram Pareto menggunakan konsep 80-20 (80/20 Rule) yang mengasumsikan bahwa pada umumnya 80% permasalahan yang ada disebabkan oleh 20% penyebab.

Diagram ini membantu kita untuk memfokuskan usaha kepada 20% penyebab tersebut dari pada mengerjakan 80% penyebab lainnya yang memiliki kontribusi kecil terhaap permasalahan.

Kegunaan Diagram Pareto :

1.   Mengidentifikasi secara grafis

2.   Mengurutkan suatu permasalahan berdasarkan kepentingan dan frekwensinya

3.   Memprioritaskan penyelesaian masalah hingga menjadi efektif dan efisien

4.   Menganalisa masalah atau penyebab masalah dari berbagai kelompok data yang berbeda

5.   Menganalisa kondisi sebelum dan setelah dilakukan penanganan masalah

Pembuatan Diagram Pareto :

1.   Tentukan masalahnya

2.   Tentukan data yang akan diambil

3.   Tentukan cara pengambilan data

4.   Ambil data

5.   Urutkan dari besar ke kecil dan jumlahkan komulatif

6.   Bikin diagram Pareto

PANDUAN MEMBUAT DIAGRAM DENGAN 2 AXIS PADA MICROSOFT OFFICE 2007

1.  Buka program Microsoft Office Excel 2007.

2.  Buatlah tabel,diurutkan dari masalah terbesar paling atas lalu masalah yang  lebih kecil di
     bawahnya.

3. Setelah tabel jadi,maka klik ‘Insert’ lalu klik ‘Column chart’ dan pilih ‘2D Column’ lalu klik ‘Cluster Column’.

4. Arahkan cursor pada chart area lalu klik kanan pilih ‘Select data’ dan setelah muncul Select data source lalu

    Klik ‘Chart data range’ kemudian tekan key ‘Ctrl’ dan blok value Masalah,Variance dan % Komulatif pada tabel

    lalu klik ‘OK’.

5. Setelah chart muncul maka klik kanan kolom/batang Series 2 dan pilih ‘Change series chart type’ pada Chart type pilih

    ‘Line with markers’ lalu klik ‘OK’.

6. Klik Line Series 2 kemudian klik  ‘Layout ‘ kemudian  klik ‘Format Selection’ setelah muncul Select data series,pilih

    ‘Series option’ dan klik ‘Secondary axis’ lalu klik ‘Close’

7. Setelah diagram dengan 2 axis muncul maka tinggal kita edit vertical (value) axis dan secondary vertical (value) axis

    dengan mengklik kanan vertical (value) axis lalu pilih ‘Format axis’ lalu edit valuenya pada ‘Axis Option’ kemudian

    klik ‘Close’,begitu juga pada secondary vertical (value) axis.

Selamat Mencoba                                                                         sumber : Mas Tono Komite GKM

Contoh Langkah 1 ( Masalah Ditetapkan Oleh Manajemen )

Dari manajemen menetapkan bahwa GKM stel kendo harus melakukan penyelesaian di seputar afal / waste pengemas/etiket. ( Permasalahan sudah ditetapkan dari Manajemen dan ini syah syah saja dalam GKM ).Kemudian semua anggota GKM SK mengadakan pencarian data data seputar afal pengemas yang ada di PT Tipu Daya Sakti Sejahtera Abadi. ( PT. TDSSA ),Ketemulah permasalahannya yaitu :

Analisa Masalah Afal Pengemas bulan Nopember 2010 s/d Januari 2011 rata rata per bulan adalah sebagai berikut :

Afal pengemas kategori pengemas sablon dengan keborosan 2 kg /bulan

Afal pengemas kategori pengemas luar dengan keborosan     51 kg / bulan

Afal pengemas kategori pengemas dalam, dengan keborosan 107 kg / bulan

Dari data yang sudah ditampilkan dengan diagram pareto maka afal tertinggi adalah di kategori afal pengemas dalam ( plastic roll etiket ).maka GKM Stel Kendo memfokuskan pencarian permasalahan ke masalah diatas,dan disini kita sudah menemuklan tema yaitu : “ Meningkatkan efisiensi Plastik pengemas Dalam “atau bisa juga dengan tema “ Menurunkan keborosan afal plastic pengemas Dalam” Tapi kalau kita cermati maka lebih baik memakai kalimat tema yang pertama karena lebih ber aura positif dengan kata kunci “meningkatkan” .Secara umum kata meningkatkan mengandung arti optimisme terhadap penambahan sesuatu ( added value ).

Dari tema yang sudah didapat tersebut langkah selanjutnya adalah menentukan judul. Disini GKM “Stel Kendo”melakukan pertemuan untuk membedah unsur unsur yang terkait dengan pengemas Dalam, yaitu produk produk yang memakai pengemas dalam (plastic roll etiket). Dari data “ Laporan Harian Produksi “ dapat diketahui bahwa Plastic roll etiket ini dipakai di beberapa produk antara lain misalnya :

Product  sabun    Ciluba             jumlah afal  rata rata 52 kg/bulan

Product  sabun    Badala             jumlah afal  rata rata  46kg/bulan

Product  sabun    Lhadala           jumlah afal  rata rata   9 kg/bulan

                                                                    Total    107 kg/bulan

Dari sini sudah terlihat kalau GKM Stel Kendo sudah menemukan area permasalahan terbesar seputar afal pengemas, yaitu di product sabun  Ciluba.maka dilanjutkan dengan menetapkan target awal. Kalao target dari manajemen sudah ada, tinggal memasukkan rumus initial goal,kalau target belum ada maka harus mencari dulu pencapaian terbaik selama periode tertentu ( disarankan periode 1 tahun ),jika sudah ketemu tinggal memasukkan di rumus initial goal sehingga ketemulah sekian prosen (% ).Misalnya di GKM “ Stel Kendo” diberi target keborosan dari manajemen adalah 0,5 kg/bulan untuk product sabun mandi ciluba,maka initial goalnya adalah :

(( 52 – 0.5 )/52) x 100 % = 99.04  %

Kalau dilihat dari jumlah kg yang akan dihemat , sebagai target awal adalah 51,5 kg hal ini sebuah optimesme yang bagus . Hanya saja kita boleh tidak memakai angka ini atau cara ini ( berdasar optimism kesepakatan ) jika ada hal hal lain yang mungkin memberatkan misalnya ada pengurangan karyawan saat akan dilakukannya GKM ini,atau mesin sudah tidak tidak bisa memenuhi syarat saat tahun dimana GKM ini dijalankan…akan tetapi jika semuanya wajar wajar saja maka bisa memakai target ini. Tinggal sekarang asumsi waktu yang akan kita gunakan untuk menyelesaikan target tersebut…1 bulan …2 bulan…dst dengan penetapan waktu yang wajar,  jangan terlalu lama….misalnya 3 bulan.

Maka sudah ketemu Judul :

““ Meningkatkan efisiensi Plastik Roll Etiket pada product sabun Ciluba dari 0,5% menjadi 99,04% selama 3 bulan “

Dari sini tentunya semua data penunjang harus sudah didapat untuk penentuan penentuan permasalahan yang akan diangkat dan diusahakan alasan pemilihan tema harus bisa dilihat dari sisi QCDSMP dan bisa diberikan angka pencapaian dari masing masing sisi Q C D S M P saat masalah ini akan diangkat ( pengumpulan data awal )

Atau bisa di evaluasi lagi dengan materi Cara praktis Menentukan tema dan judul pada Langkah 1 edisi sebelumnya.

Jika ada saran/kritik bisa email ke seniman_tanpakarya@yahoo.com.

CARA PRAKTIS MEMULAI LANGKAH 1 MENENTUKAN TEMA DAN JUDUL.

Berikut adalah cara praktis saat akan menentukan tema dan judul ketika kita memulai kegiatan Gugus Kendali Mutu terutama bagi pemula atau bagi yang mayoritas anggotanya adalah anggota baru.

1. Bikin undangan ke seluruh anggota Gugus untuk mengadakan pertemuan tentukan tempat dan waktunya dan pastikan semua anggota menerima undangan dan pastikan semua bisa hadir. Informasikan bahwa kehadiran anggota harus sudah memulai memikirkan apa saja masalah yang akan disampaikan saat meeting GKM nanti dan lebih baik jika sekalian membawa data data pendukung tentang masalah yang dihadapi.
2. Berkumpulah di ruangan atau bisa di  luar ruangan yang telah disepakati untuk memulai mengoleksi masalah. Masing masing dari anggota harus memberikan sumbang saran minimal 10 buah permasalahan yang dialami di tempat kerja dari gugus yang anda pimpin. Beri selembar kertas kecil untuk menuliskan 10 masalah pada masing masing anggota dan batasi waktu 10 menit. ( akan lebih baik jika anggota gugus adalah sesama kelompok kerja )misalnya semua anggota adalah karyawan bagian paking dsb .Catatan : motivasilah seluruh anggota agar menuliskan masalah yang dialaminya di tempat kerja sebanyak banyaknya. Tidak perlu takut tidak bisa diselesaikan.tulis dari masalah yang remeh sampai masalah yang sesuai dengan Key Performance di bagian dari tempat gugus bekerja.
3. Jika bingung mengetahui masalah anda di seputar pekerjaan anda,bisa jadi anda tidak benar benar bekerja…ingat itu. Jika anda merasa bekerja tentu anda tahu masalah yang anda hadapi di seputar pekerjaan anda.Berikut tips cara menemukan masalah tanyakan pada diri anda :

a.    Apakah saat ini ada masalah yang mendesak ?

b.    Apakah ada pekerjaan yang selalu melelahkan atau menyulitkan ?

c.    Apakah di tempat kita ada waste ? kerusakan / ketidak seragaman ?

d.   Apakah di tempat kita ada pekerjaan yang selalu diulang ?

e.    Apakah ada keluhan dari bagian lain ?

f.     Apakah ada hal yang tidak menyenangkan bagi pelanggan kita atau dari bagian lain ?

g.   Apakah semua pekerjaan kita sudah dilakukan dengan cepat dan tepat ?

h.   Apakah ada target dari tempat kita bekerja yang tidak tercapai ?

i.     Apakah ada hal yang ingin anda tingkatkan ?

j.     Apakah anda dapat menghasilkan sesuatu yang lebih dengan tetap mengurangi jam kerja ?

4. Kumpulkan semua kertas yang berisi permasalahan tersebut dan tuliskan di papan tulis .tulis apa adanya sampai semua bisa membaca ide dari semua anggota gugus.Setelah tertulis di papan tulis semua….beri waktu 5 menit untuk memahami masalah masalah yang sudah dituliskan.
5. Setelah yakin semua anggota mengerti dan memahami masalah yang dialami anggota lain maka segera cari induk dari permasalahan yang dituliskan. Mulai dari masalah yang tertulis di no 1…misalnya apa yang dianggap masalah di no 1 adalah masalah afal/waste..maka tulis di papan tulis yang kosong kategori waste…lalu tulis semua masalah yang tertulis di papan tulis saat awal menentukan masalah tadi yang sesuai kategori waste jika ada masalah yang mirip mirip dengan masalah yang sudah tertulis maka tulis satu saja karena sudah terwakili tulisan yang awal.
6. Kemudian cari kategori masalah yang lain dari Induk permasalahan yang tertulis saat mengisi kertas kecil di aturan no 2 diatas…begitu seterusnya sampai semua masalah menjadi kelompok masalah yang lebih terkumpul. Misalnya dari pengumpulan masalah tertulis 35 masalah yang tentunya ada permasalahan yang sama antara anggota satu dengan anggota lainnya,jika terjadi hal seperti itu maka permasalahan dianggap satu saja. Dari 35 masalah tadi setelah dikategorikan sesuai kumpulan masalahnya maka menjadi 5 kategori masalah ( misalnya..).
7. Nah dari  masalah yang sudah mengerucut ini dikumpulkan lagi data data yang menyertai dan dipilih salah satu permasalahan dan disepakati bersama untuk dijadikan  tema gugus kendali mutu. Saran dalam menentukan tema antara lain :

a.    Tema harus ditulis utuh dengan konteksnya agar tema mudah untuk dimengerti dengan menunjukkan :

-      Aktivitas arah perbaikan

-      Apa yang dilakukan perbaikan

-      Dimana perbaikan dilakukan

b.    Gambaran tema / judul yang baik adalah

-      Tempat dilakukannya perbaikan jelas

-      Ada tujuan dari apa yang akan dilakukan

-      Menggambarkan aura positif dalam penulisan kalimatnya

-      Tunjukkan angka yang ingin dicapai

-      Antara tindakan pencegahan dan tema yang diambil tidak menyimpang

-      Tema diungkapkan dengan jelas

8. Tema yang anda ambil adalah tema yang bagus jika antara lain :

a.    Tema yang diambil sangat familiar dengan permasalahan yang dihadapi anggota gugus

b.    Masalah yang diambil sangat diperlukan dan berkaitan dengan pekerjaan yang harus dipertanggung jawabkan oleh anggota gugus

c.    Tema yang diambil bersifat tantangan bagi anggota gugus ( misalnya target manajemen rendemen 98% ,tapi GKM berani menarget pencapaian 100%)

d.   Tema yang diambil berkaitan dengan kepentingan divisi maupun tujuan manajemen perusahaan.

e.    Tema yang diambil mampu baik secara langsung maupun tidak langsung meningkatkan kemampuan memecahkan masalah bagi anggota gugus.

9. Dari tema yang sudah disepakati dikupas lagi data data yang ada dengan tools Pareto misalnya,kemudian pilih kerugian yang tertinggi yang diambil sebagai pengambilan Judul Risalah…..selamat bekerja cerdas.

                                                                              Salam mutu langkah 1.stk