Senin, 19 Desember 2011

Brainstorming Dalam Gugus Kendali Mutu


Brainstorming adalah metode yang digunakan sebuah team untuk mengeluarkan ide ide dari setiap individu dalam team secara teratur / terorganisasi dan dsampaikan ke seluruh anggota team.



Syarat utama Brainstorming :
-       Menciptakan lingkungan yang bebas kritik untuk mengekplorasi kreatifitas dan solusi tak terbatas.
Fungsi umum brainstorming :
-       Me refresh ide ide ( tidak hanya terpaku pada metode metode lama / yang sudah dijalankan )
-       Mematangkan ide ide yang masih ½ matang agar mengarah pada solusi baru
Manfaat Brainstorming :
1.    Mendorong Kreatifitas
Memperluas pemikiran kita untuk mencakup semua sisi pandang dari sebuah masalah / solusi yang akan diungkap sehingga kita bisa mengindentifikasi.

2.    Sebagai Cara cepat menghasilkan Ide
Dengan mendorong orang lain untuk mengeluarkan ide dari apa yang orang lain pikirkan ,akan membantu team mengembangkan banyak ide yang muncul dengan cepat.

3.    Menyetarakan keterlibatan semua anggota team
Terciptanya lingkungan yang saling mendorong pada setiap anggota team untuk mengeluarkan ide ide tanpa ada penghakiman ide serta semua ide dicatat.

4.    Memupuk Rasa kepemilikan dalam mengambil keputusan
Setelah semua anggota aktif berpartisipasi,maka hal ini akan menumbuhkan rasa tanggung jawab terhadap topic yang dibahas dalam kegiatan yang dihasilkan. Semua anggota cenderung mendukung dalam pembahasan ini.

5.    Menjadi sumber untuk alat bantu lain dalam Tulta
Dari beberapa ide yang masuk bisa langsung di stratifikasi untuk menghindari multi voting ,baru kemudian di klarifikasi untuk proses selanjutnya.


Aturan Dasar dari Brainstorming
Agar semua anggota team / gugus bisa merasakan pengalaman melakukan brainstorming yang kreatif dan produktif maka Fasilitator perlu meninjau dan mengarahkan  anggota team pada aturan dasar brainstorming pada setiap sesi :

1.    Partisipasi aktif oleh semua anggota
Semua anggota harus mengeluarkan ide idenya
2.    Tidak ada diskusi,kritik,pujian / komentar komentar selama brainstorming
3.    Saling mebangun ide ide yang dihasilkan dari anggota lain
4.    Semua ide ditulis persis dari saat ide tersebut keluar dari pemberi saran dan divisualisasikan dengan jelas agar setiap orang bisa melihat ide ide tersebut
5.    Tentukan batas waktu brainstorming
6.    Memperjelas ide ide / klarifikasi ide setelah sesi brainstorming selesai
Memastikan bahwa semua anggota team paham dengan ide ide yang ada ( ingat !! kita hanya mengklarifikasi ide bukan membuat penilaian terhadap ide ide yang ada )
7.    Menggabungkan Ide
Check apakah ada dua atau lebih ide ide yang muncul bisa dijadikan satu kalimat atau satu kesamaan maksud sehingga bisa dikombinasikan.

Bagaimana Pelaksanaan Brain storming
Berikut adalah urutan yang bisa menjadi acuan untuk melakukan brainstorming agar sesi ini menjadi lebih efektif :
a.    Review atau Bacakan dulu peraturan Brainstorming
Jelaskan bagaimana sesi ini akan dilakukan
b.    Tentukan Batas waktu
Batasi waktu 5 – 15 menit ,jika ide masih dimungkinkan ada atau muncul lagi maka perbanjang waktu dengan interval 5 menit sampai semua ide dinyatakan selesai.
c.    Bikin pernyataan tentang topic yang dibahas sebagai sebuah pertanyaan.
Tulis disebuah papan tulis sehingga semua bisa memahami dan focus terhadap masalah yang di bahas sehingga apa yang dipikirkan oleh anggota mengarah untuk menjawab pertanyaan yang dituliskan di papan tersebut.
d.    Kumpulkan ide ide semua orang
Setelah member waktu beberapa menit bagi anggota untuk berpikir terhadap pertanyaan yang dituliskan di papan segera meminta masing masing anggota mengemukakan ide idenya.

Adapun pengambilan ide ada 2 kategori :
1.    Pengambilan Ide Terstruktur
Fasilitator menetapkan rotasi yang memungkinkan setiap orang dalam kelompok untuk memberikan kontribusi ide pada saat gilirannya.Setiap anggota/individu yang belum siap mengeluarkan idenya saat tiba gilirannya mengeluarkan ide makan di tinggal dulu sampai nanti tiba giliranya kembali.
2.    Pengambilan Ide Tidak Terstruktur
Semua anggota tanpa harus erurutan diperbolehkan mengeluarkan ide idenya.Fasilitator tetap memantau dan selalu menegakkan peraturan dan memastikan bahwa semua anggota team memiliki kesempatan untuk berpartisipasi.

e.    Rekam / simpan Ide ide yang sudah di dapatkan.
Tuliskan ide ide dan perjelas agar semua anggota bisa melihat ide ide yang ada.
f.     Menjelaskan setiap gagasan / klarifikasi Ide
Setelah semua ide sudah disajikan dan sebagai cara untuk memastikan bahwa semua anggota memiliki pemahaman yang sama tentang gagasan tersebut,maka tunjuklah pada stiap gagasan yang tertulis dan tanyakan pada anggota apakah ada pertanyaan tentang gagasan yang sedang kita tunjuk tersebut.( minta seseorang untuk menjelaskan ide dalam cara yang berbeda )
g.    Hilangkan Duplikasi Ide
Jika ada dua atau lebih ide ide tampaknya berasumsi sama ,kita harus mencoba untuk menggabungkan ide tersebut atau bahkan menghilangkan duplikat.
Sebelum sebuah ide dijadikan hanya 1 kalimat /menghilangkan ide tersebut dari daftar ide yang ada maka diperlukan persetujuan dari pemberi ide tersebut dulu.

Sikap Individu Yang Baik saat Brainstorming
a.    Relax ( tenang ) biarkan imajinasi datang ke pikiran kita
b.    Konsentrasi pada apa yang akan di brainstorming
c.    Jangan mengkritik
d.    Ambil resiko kreatif
e.    Percaya diri saja dan gunakan pengalaman pribadi
f.     Ungkapkan ide sebanyak banyaknya
g.    Jangan nilai ide ide baik ataupun buruk
h.    Jangan tergesa gesa menyimpulkan
i.      Bangunlah ide ide satu sama lain
j.      Semangati seluruh team agar mengeluarkan ide
k.    Jangan dulu khawatirkan kata kata yang kurang pas
l.      Bikin daftar dari ide ide yang masuk
Semoga bermanfaat..


Referensi :
1.    Brassard M ( A Pocket Guide of Tools For Continous Improvement )
2.    Fundamentals of Total Quality
3.    San Diego C4 ( Research and Development Center )
4.    Scholts PR “ The Team Handbook “

                      

Tidak ada komentar:

Posting Komentar